Всем привет! На связи Максим Беляков, основатель компании «Sailet». Хочу в серии статей раскрыть вам тему автоматизации бизнес-процессов. Ответить на вопросы: кому, когда и на каком этапе это необходимо внедрять.
Определение стратегии
Ответьте для себя на вопросы:
— Нужно ли это компании?
— Понятно ли как и куда развивать систему?
— Каким будет следующий шаг после успешного запуска?
Вы можете использовать любой удобный инструментарий для этого: От GoogleDocs до заметок.
Главное, чтобы на выходе у Вас был ясный ответ на вопрос:
«Зачем именно компании сейчас нужна автоматизация?»
Сопоставление с ключевыми
бизнес-целями
У любого бизнеса имеются ключевые цели. Планируя автоматизировать процессы, выберите 1 конкретную цель, чтобы не размывать фокус.
1. Технологическое;
2. Ресурсное;
3. Рыночное;
4. Инновационное;
5. Культурное;
6. Управленческое.
Например (каждый пункт — отдельная цель):
- Сокращение издержек на х%;
- Расширение лояльности клиентов;
- Мониторинг процесса и т.д.
Частая ошибка предпринимателей — думать, что автоматизация решит все проблемы. Это не так.
Важно!
Автоматизацию нужно запускать только когда основные процессы работаю и бизнес не пытается выжить.
Именно поэтому сначала стратегия, затем остальное.
Структурирование
процессов
Если у Вас нет информации, какой результат у процесса, какие входные данные и какой результат у каждой задачи внутри процесса. Вам рано в автоматизацию.
Процессы всегда строят и контролируют люди. Системы лишь отслеживают и упрощают.
Если бизнес уже вырос, пригласите аналитика, дайте задачу руководителям отделов. Но, сделать это нужно обязательно.
Без структурированных процессов Вы получите бесконечную «автоматизацию».
т.е. подрядчик растянет сроки внедрения/разработки, сотрудники будут пользоваться другими системами и т.д. Используйте любой инструментарий, который будет воспринят людьми. От корпоративной википедии, до BPMN. Главное, чтобы было понятно.
Часто, предприниматель считает, что можно начать делать систему и по ходу построить процесс. К сожалению, так не работает.
Не нужно создавать процесс «с нуля» для автоматизации. Это будут огромные издержки.
Каждый раз будет переделываться архитектура, делаться «костыли», пользователи не смогут применять систему из-за понимания что делать и другие риски. В итоге, снова бесконечная «автоматизацию».
Расстановка
приоритетов
Предприниматель, который хочет сделать сразу все, не сделает в итоге ничего. Тоже самое с автоматизацией.
У вас есть стратегия, структурированные процессы и конкретная
цель. Расставьте приоритеты согласно этим данным.
Например:
Если Вы хотите автоматизировать процесс уборки складов, а цель бизнеса оптимизация издержек на логистику, то не стоит делать систему для регистрации уборщик.
При расстановке приоритетов опирайтесь только на реальные данные.
Если данных недостаточно, идите в «поля». Смотрите, как работают сотрудники. Общайтесь с ними. Погрузитесь в процесс.
Усиливание
сильного
Эти расчеты и советы представляют собой общий подход к пониманию и управлению стоимостью владения IT-продуктом. Однако каждый проект уникален, и важно адаптировать стратегии под конкретные условия и цели вашего бизнеса.
Не усложняйте. Протестируйте внедрение на самом прозрачном и понятном процессе согласно приоритетам.
Часто предприниматели считают, что автоматизация должна касаться сразу всей компании. Это не так. Каждая автоматизированная система собирается и внедряется по модулям.
В противном случае, Вы рискуете рискуете попасть в бесконечную «автоматизацию» и разочароваться.
Изучение готовых
решений
К сожалению или счастью, бизнесы не уникальны в этом мире. Часто, предпринимателю не нужна персональная разработка.
Попробуйте внедрить готовый продукт. Это сэкономит деньги и время на проверку гипотезы.
Переходите к разработке/доработке, только если готовый продукт не учитывает нюансы Вашей компании.
Заключение
Обладая полной информацией, перечисленной выше, Вы по-другому посмотрите на сам процесс автоматизации.
Самое важное, увидеть конечный прогнозируемый результат автоматизации и как он отразиться на ключевых людях и целях.
Об этом мы поговорим в следующей статье.
Русский 
English 
Қазақ тілі