В предыдущем статье мы разбирали «7 действенных шагов подготовки к автоматизации». Давайте представим, что они пройдены и мы точно знаем, что персональная автоматизация нужна бизнесу.
Агрегация требований
Первый и важный этап в создании проекта. Здесь определяются и формируются:
— цели и задачи будущего проекта;
— точный бюджет и сроки;
— конкурентные преимущества и ожидания пользователей;
— структура, приоритеты и видение
Важная деталь!
Цели и задачи часто путают, но это 2 разные сущности.
Цель
более верхнеуровневая, отвечает на вопрос: «Какой эффект ожидается после успешной реализации?».
Например:
Цель проекта — ускорить время обработки запроса клиента и запуск в производство.
Задача
более конкретная сущность. Для постановки задач есть много методологий. Мы используем SMART. Другими словами задача обязательно должна быть: конкретная, достижимая, измеримая, значимая (реалистичная), ограниченная по времени.
Например:
До конца месяца сократить время обработки запроса клиента на 20% за счет внедрения системы принятия заявок и обучения 50% операторов.
Существуют расширенные версии методологии SMART, которые дополняют больше параметров задачи.
Например:
- SMARTER;
- SMARTTA;
- SMARRT;
и другие.
Каждый выбирает под собственные нужны.
Пример одного из реализованных проектов:
Цель проекта:
Сократить издержки на обслуживание и ведение клиентов компании путем создания автоматизированной веб-системы.
Задачи проекта:
- Ускорить процесс добавления новой компании на 90%;
- Исключить оператора из процесса добавления компании;
- Сократить время обработки заявки на 20%;
- Исключить оператора из процесса генерации отчетности;
- Добавить рекуррентную оплату с компаниями.
Конкурентные преимущества
и ожидания пользователей
Если вы дошли до этапа автоматизации, у вас уже есть конкурентное преимущество. Существует несколько видов конкурентного преимущества:
1. Технологическое;
2. Ресурсное;
3. Рыночное;
4. Инновационное;
5. Культурное;
6. Управленческое.
У вас может быть одно явное преимущество, а может быть везде понемногу.
Чтобы понять, что действительно важно, нужно использовать 2 ключевые техники:
- Глубинный опрос текущих клиентов;
- Конкурентный анализ.
Не будем расписывать про технологии, потому что это в основном функция маркетинга. Перечислим основные списком:
1. SWOT анализ;
2. Анализ по Портеру;
3. PEST;
4. CustDev;
5. От 4P до 7P.
раньше, у нас это выглядело так. Где красный прямой конкурент, желтый прямой конкурент с доп. услугами, зеленый не наш сегмент, синий потенциальный партнер.
Определение бюджета и сроков
На рынке разработки отсутствует понятие средней цены. Один и тот же проект может иметь вилку с разбегом в 10х, как по стоимости, так и по сроку реализации.
Дело тут вовсе не в жадности владельца. Внутри заложено достаточно много процессов, которые иногда не оцениваются. Тестовая среда, ведение, тестирование проекта, профессионализм команды, нагруженность, обучение и много чего еще. Даже использование платной/бесплатной/собственной графики с авторскими или без правами.
Чаще всего, бизнес опрашивает несколько студий и делает конкурентный лист с ориентировочной вилкой и ключевыми преимуществами.
Но, вам важно понять только 2 параметра:
1. Выполнит ли конкрентная компания проект;
2. Окупятся ли вложения.
По первому пункту необходимо смотреть на следующие параметры:
- Отзывы;
- Построение процесса работы;
- Релевантный опыт;
- Подход к работе на начальных этапах;
- Обещания — результат;
- Рейтинги, портфолио, репутация.
Со вторым все сложнее…
Считаем следующие данные:
ROI = инвестиции/ожидаемый результат в деньгам * 100%
часто ROI считают только по прямым затратам, забывая про косвенные.
Например, затраты на обучение сотрудников обновленному процессу, внедрению системы, возможный отсев пользователей и т.д.
Для оценки прогнозируемых сроков и стоимости можно использовать следующие методы:
1. Колокол Гаусса;
2. Распределение Пуассона;
3. Сверху-вниз/снизу-вверх;
4. Метод теории игр;
5. Метод освоенного объема.
Но, чаще всего для бизнеса это rocket science, поэтому находятся релевантные команды и проект стартует. Либо используются гибкие методологии ведения проекта. Об этом расскажем чуть позже.
пример оценки диапазона трудозатрат по часам.
Составление
технического задания
В зависимости от планируемого формата ведения проекта, необходим разный формат технического задания.
В классической водопадной модели, техническое задание является основным документом.
Чаще всего, бизнес опрашивает несколько студий и делает конкурентный лист с ориентировочной вилкой и ключевыми преимуществами.
Техническое задание (дальше ТЗ) должно включать в себя:
1. Цели и задачи;
2. Описание дизайна и прототип;
3. Структура проекта;
4. Роли;
5. Описание функциональных блоков;
6. Описание специальных требований;
7. Требования к безопасности;
8. Стоимость и срок реализации;
9. Критерии приемки работ;
10. Описание процесса.
Половина из этих пунктов недостаточно или избыточно детализированы. Вторая половина трактуется двояко.
Мы рекомендуем:
Описывать основные вехи проекта и декомпозировать задачи по спринтам. Но, даже первичное ТЗ полезно для всех сторон, так как формирует понимание результата у всех сторон.
Список инструментов, которые могут помочь:
1. Miro;
2. Microsoft Project;
3. Figma;
4. MakeMyPersona;
5. LucidChart;
6. Camunda;
7. Aiava;
8. GanttPro;
9. Trello;
10. Asana;
11. GoogleDocs;
12. и множество аналогов.
пример описания процессов для автоматизации.
пример mindmap одного из модулей для демонстрации структуры.
Заключение
Выше, мы описали ключевые этапы, которые позволят вам сформировать ясный и понятный результат от запуска автоматизации.
Все это нужно/можно делегировать. Но, надеемся, что справились с задачей и вы теперь четко знаете процесс прогнозирования результата.
Русский 
English 
Қазақ тілі