Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов: как Sailet Project оптимизирует управление проектами

Контролировать бизнес процессы нереально сложно! Сотрудники, документы, системы и процессы… в 100500 чатах теряется информация. А процессы стали значительно сложнее. При этом менеджменту необходимо видеть полную картину по каждому сотруднику. У нас были такие же проблемы, поэтому мы разработали сначала для себя  платформу Sailet Project, а теперь успешно предлагаем ее рынку.  Прочтите эту статью внимательно, чтобы узнать как мы справляемся проблемами “операционки”.

Если компания работает над несколькими проектами одновременно, то она точно сталкивается со следующими сложностями:

• Отсутствие прозрачности в процессах.
• Задержки из-за ручного контроля выполнения задач.
• Проблемы с отчетностью и документооборотом.
• Низкая оперативность при решении проблем.
• Сложности в контроле распределения ресурсов.

Как Sailet Project решает эти вопросы у нас?

1. Распределение по ролям и конкретные зоны ответственности у каждого сотрудника

Sailet Project предлагает гибкую настройку доступа каждой роли, что позволяет каждому сотруднику видеть только те данные, которые ему необходимы:

• Администратор контролирует все процессы, включая финансы и общие задачи.
• Специалисты/Сотрудники получают доступ только к своим проектам, задачам и уведомлениям.
• Руководители/Проектные менеджеры следят за выполнением работ, но не могут менять задачи.
• Бухгалтерия получает доступ к процессу обработки документов.

2. Настройка индивидуальных процессов

В системе можно адаптировать бизнес-процессы под ваши потребности и задачи, В системе есть возможность:

• Менять интерфейс системы.
• Перемещать, добавлять, убирать блоки информации.
• Настраивать индивидуальные уведомления и напоминания.

3. Полное управление проектами и задачами

Система обеспечивает автоматическое создание и распределение задач, собирать всю информацию в рамках проекта.

• Назначать исполнителей, соисполнителей, зависимые задачи.
• Контролировать статусы, сроки исполнения.
• Отправлять уведомления при просроченных или приближающихся задачах.
• Прикреплять отчеты, фото, видео и другие документы;
• Собирать комментарии и полную историю ведения проекта и каждой задачи в отдельности;
• Автоматически формирует диаграмму Ганта;
• Отмечает контрольные точки по каждому проекту;
• Фиксирует время исполнителей, расходы и доходы в рамках проекта. 

4. Интерактивные панели аналитики (Дашборд)

Руководители получают доступ к аналитическим данным по проектам в режиме реального времени:

• Диаграммы и графики выполнения задач.
• Финансовый контроль.
• Мониторинг эффективности работы сотрудников.

5. Электронный документооборот

Система позволяет: автоматизировать подписание документов, упрощать передачу отчетности, контролировать статус выполнения задач.

6. Система отслеживает статус заявок

Клиенты могут оставлять заявки, например на решение проблем. У нас это: Жалобы, Предложения, Баги, Консультации. Вы, как руководитель, прозрачно видите путь решения проблемы.

7. Личные кабинеты клиентов

Клиент видит всю информацию по своему проекту в режиме реального времени. Вы регулируете что именно ему отображать. Например, список задач, диаграмму ганта, всю историю действий по проекту, файлы проекта, счета, затраченные часы и т.д.

8. События

В системе есть единый календарь где вы можете смотреть и управлять событиями, видеть даты начала и завершения проектов, ключевых задач, отпусков. Назначать события с командой и клиентами.

9. Модуль “управление командой”,

в котором можно вести все данные сотрудников и всю необходимую документацию по каждому в отдельности. Делиться информацией с сотрудниками и оценивать их эффективность.

Кейсы использования Sailet Project в управлении проектами мы покажем в следующих публикациях. Подписывайтесь, чтобы не пропустить!