Өткен мақалада біз «Автоматтандыруға дайындықтың 7 тиімді қадамын» талқыладық. Қазір оларды аяқтағанымызды және бизнесте персоналды автоматтандырудың қажетті екенін нақты білетінімізді елестетейік.
Агрегация талаптары
Жоба құрудағы бірінші және маңызды кезең. Мұнда анықталып, қалыптасады:
— болашақ жобаның мақсаттары мен міндеттері;
— нақты бюджет пен мерзімдер;
— бәсекелестік артықшылықтар мен пайдаланушылардың күтілімдері;
— құрылым, басымдықтар мен көзқарас
Маңызды деталь!
Мақсаттар мен міндеттер жиі шатастырылады, бірақ бұл екі түрлі ұғым.
Мақсат
Жоғары деңгейде болып, сұраққа жауап береді: «Сәтті іске асырылғаннан кейін қандай нәтиже күтілуде?».
Мысал:
Жобаның мақсаты — клиенттің сұрауын өңдеу уақытын жылдамдату және өндірісті іске қосу.
Міндет
Нақтырақ ұғым. Міндеттерді қою үшін көптеген методологиялар бар. Біз SMART қолданамыз. Басқаша айтқанда, міндет міндетті түрде: нақты, қолжетімді, өлшенетін, мағыналы (реалистік), уақыт шектеулі болуы керек.
Мысал:
Айдың соңына дейін клиент сұрауын өңдеу уақытын 20%-ға қысқарту, өтінімдер қабылдау жүйесін енгізу және 50%-ға операторларды оқыту арқылы.
SMART әдістемесінің кеңейтілген нұсқалары бар, олар міндеттің қосымша параметрлерін қамтиды.
Мысал:
- SMARTER;
- SMARTTA;
- SMARRT;
және басқалар.
Әркім өз қажеттіліктеріне қарай таңдайды.
Реализованған жобалардың бірі:
Жобаның мақсаты:
Компанияның клиенттерін қызмет көрсету және басқару шығындарын автоматтандырылған веб-жүйе жасау арқылы азайту.
Жобаның міндеттері:
- Жаңа компания қосу процесін 90%-ға жылдамдату;
- Компания қосу процесінен операторды алып тастау;
- Өтінімді өңдеу уақытын 20%-ға қысқарту;
- Есептер генерациялау процесінен операторды алып тастау;
- Компаниялармен қайталанатын төлемді қосу.
Бәсекелестік артықшылықтар
және пайдаланушылардың күтілімдері
Егер сіз автоматтандыру кезеңіне жеткен болсаңыз, онда сізде уже бәсекелестік артықшылық бар. Бәсекелестік артықшылықтың бірнеше түрі бар:
1. Технологиялық;
2. Ресурстық;
3. Нарықтық;
4. Инновациялық;
5. Мәдениеттік;
6. Басқарушылық.
Сізде бір нақты артықшылық болуы мүмкін, немесе әртүрлі салаларда аздап болуы мүмкін.
Нақты маңызды нәрсені түсіну үшін 2 негізгі техника қолдану керек:
- Қазіргі клиенттерден терең сұрау жүргізу;
- Бәсекелес талдау.
Технологиялар туралы жазбайық, өйткені бұл негізінен маркетингтің функциясы. Негізгі әдістерді тізіммен келтірейік:
1. SWOT талдауы;
2. Портер бойынша талдау;
3. PEST;
4. CustDev;
5. 4P-ден 7P-ге дейін.
Бұрын бұл бізде осылай көрінетін. Қызыл тікелей бәсекелес, сары тікелей бәсекелес қосымша қызметтермен, жасыл — біздің сегмент емес, көк — ықтимал серіктес.
Бюджетті және мерзімдерді анықтау
Даму нарығында орташа баға түсінігі жоқ. Бір жоба 10 есе айырмашылығы бар бағалармен және іске асыру мерзімдерімен болуы мүмкін.
Бұл жерде кәсіпкердің ашкөздігінде ештеңе жоқ. Ішінде көптеген процестер бар, олар кейде бағаланбайды. Тестілеу ортасы, жобаны жүргізу, тестілеу, команда мамандығы, жүктеме, оқыту және басқа да көптеген нәрселер. Тіпті платный/тегін/өз графикасын авторлық немесе құқықсыз пайдалану.
Көбіне бизнес бірнеше студияны сұрайды да, бәсекелестік тізімді жасайды, оның ішінде бағалық интервал және негізгі артықшылықтар көрсетіледі.
Бірақ сізге тек 2 параметрді түсіну маңызды:
1. Бәсекелес компания жобаңызды орындай ма?
2. Инвестициялар қайтады ма?
Бірінші тармақта келесі параметрлерді қарау керек:
- Пікірлер;
- Жұмыс процесін құру;
- Сәйкес тәжірибе;
- Жобаның алғашқы кезеңдеріндегі жұмыс тәсілі;
- Уәделер — нәтиже;
- Рейтингтер, портфолио, бедел.
Екінші тармақта қиынырақ…
Келесі деректерді есептейміз:
ROI = инвестициялар / күтілетін нәтиже (ақшамен) * 100%
Көбінесе ROI тек тікелей шығындар бойынша есептеледі, жанама шығындарды ұмытып кетеді.
Мысалы, қызметкерлерді жаңартылған процестерге оқыту, жүйені енгізу, пайдаланушылардың сүзгіленуі және т.б.
Болжамды мерзімдер мен құнды бағалау үшін келесі әдістерді қолдануға болады:
1. Гаусс қоңырауы;
2. Пуассон таратылымы;
3. Жоғарыдан төмен/төменнен жоғары;
4. Ойын теориясы әдісі;
5. Орындау көлемі әдісі.
Алайда, көбінесе бұл бизнес үшін rocket science, сондықтан сәйкес командалар табылып, жоба басталады. Немесе жобаны басқарудың икемді әдістері қолданылады. Бұл туралы кейінірек айтамыз.
Мысал бойынша еңбек шығындарының диапазонын бағалау (сағатпен).
Техникалық
тапсырманы құрастыру
Жобаны басқарудың жоспарланған форматына байланысты техникалық тапсырманың әртүрлі форматы қажет.
Классикалық суқұйғыш модельде техникалық тапсырма негізгі құжат болып табылады.
Көбіне бизнес бірнеше студияны сұрайды да, бәсекелестік тізімді жасайды, оның ішінде бағалық интервал және негізгі артықшылықтар көрсетіледі.
Техникалық тапсырма (бұдан әрі ТТ) келесі бөлімдерден тұруы керек:
1. Мақсаттар мен міндеттер;
2. Дизайн және прототип сипаттамасы;
3. Жоба құрылымы;
4. Рөлдер
5. Функционалдық блоктардың сипаттамасы;
6. Описание специальных требований;
7. Қауіпсіздік талаптары;
8. Жүзеге асыру құны мен мерзімі;
9. Жұмыс нәтижелерін қабылдау критерийлері;
10. Процесс сипаттамасы.
Осы тармақтардың жартысы жеткіліксіз немесе артық егжей-тегжейлі берілген. Екінші жартысы екіұшты түсініледі.
Біз ұсынамыз:
Жобаның негізгі кезеңдерін сипаттап, тапсырмаларды спринттер бойынша декомпозициялау. Бірақ, тіпті бастапқы ТЗ де барлық тараптар үшін пайдалы, себебі ол барлық тараптар арасында нәтиже туралы түсінік қалыптастырады.
Қолдануға болатын құралдардың тізімі:
1. Miro;
2. Microsoft Project;
3. Figma;
4. MakeMyPersona;
5. LucidChart;
6. Camunda;
7. Aiava;
8. GanttPro;
9. Trello;
10. Asana;
11. GoogleDocs;
12. және көптеген баламалары.
процестерді автоматтандыруға арналған мысал сипаттамасы.
бір модульдің mindmap мысалы құрылымды көрсету үшін.
Қорытынды
Қорытынды Жоғарыда біз автоматтандыруды іске қосудан нақты және түсінікті нәтиже алуға мүмкіндік беретін негізгі кезеңдерді сипаттадық.
Барлығы делегирленуі керек/мүмкін. Бірақ, біз тапсырманы орындап, сіз енді нәтиже болжамының процесін нақты білесіз деп үміттенеміз.
Қазақ тілі 
Русский 
English