Баршаңызға сәлем! Мен Максим Беляков, «Sailet» компаниясының негізін қалаушы. Осы мақалада бизнес-процестерді автоматтандыру тақырыбын аша отырып, сіздерге сұрақтарға жауап бергім келеді: кімге, қашан және қай кезеңде бұл қажет.
Стратегияны анықтау
Өз-өзіңізге келесі сұрақтарды қойыңыз:
— Бұл компания үшін қажет пе?
— Жүйені қалай және қайда дамыту керектігі түсінікті ме?
— Сәтті іске қосылғаннан кейінгі келесі қадам қандай болады?
Сіз бұған кез келген ыңғайлы құралды пайдалана аласыз: GoogleDocs-тан бастап жазбаларға дейін.
Ең бастысы, шығатын нәтижеде сізде келесі сұраққа айқын жауап болуы керек:
«Неліктен қазіргі уақытта компанияға автоматтандыру қажет?»
Негізгі бизнес-мақсаттармен
салыстыру
Әр бизнес үшін негізгі мақсаттар бар. Процестерді автоматтандыруды жоспарлағанда, фокусты бұзбайтындай 1 нақты мақсатты таңдаңыз.
1. Технологиялық;
2. Ресурстық;
3. Нарықтық;
4. Инновациялық;
5. Мәдениеттік;
6. Басқарушылық.
Мысалы (әрбір тармақ — жеке мақсат):
- Шығындарды х%-ға азайту;
- Клиенттердің лоялдылығын арттыру;
- Процесті бақылау және т.б.
Кәсіпкерлердің жиі кездесетін қателігі — автоматтандыру барлық мәселелерді шешеді деп ойлау. Бұл олай емес.
Маңызды!
Автоматтандыруды тек негізгі процестер жұмыс істеп, бизнес аман қалуға тырыспайтын кезде енгізу керек.
Сондықтан алдымен стратегия, содан кейін қалғаны.
Процестерді
құрылымдау
Егер сізде процесстің нәтижесі, кіріс деректері және әрбір тапсырманың нәтижесі туралы ақпарат болмаса, автоматтандыру үшін әлі ерте.
Процестерді әрдайым адамдар құрады және бақылайды. Жүйелер тек бақылап, оңайлатады.
Егер бизнесіңіз бұрыннан өскен болса, аналитик шақырыңыз, бөлім басшыларына тапсырма беріңіз. Бірақ, бұл міндетті түрде жасалуы керек.
Құрылымдалмаған процестермен сіз шексіз «автоматтандыруды» аласыз.
Яғни, мердігер енгізу/дамыту мерзімдерін созады, қызметкерлер басқа жүйелерді қолданады және т.б. Қандай құралдарды қолдансаңыз да, адамдар қабылдай алатын құралды пайдаланыңыз. Корпоративті викиден бастап BPMN-ге дейін. Ең бастысы, түсінікті болсын.
Көптеген кәсіпкерлер жүйені жасап бастауға болады деп ойлайды және процесс жолда құрылады деп санайды. Өкінішке орай, бұл жұмыс істемейді.
Автоматтандыру үшін «нөлден» процесс құрудың қажеті жоқ. Бұл үлкен шығындарға әкеледі.
Әрқашан архитектура қайта құрылады, «қосалқы» шешімдер жасалады, пайдаланушылар жүйені пайдалану мүмкін болмайды, не істеу керектігі түсініксіз болады және басқа да тәуекелдер. Нәтижесінде, қайтадан шексіз «автоматтандыру».
Приоритеттерді
анықтау
Бәрін бірден жасағысы келетін кәсіпкер, ақырында ештеңе жасамайды. Автоматтандыруда да солай.
Сізде стратегия, құрылымдалған процестер және нақты мақсат бар. Осы деректерге сәйкес приоритеттерді анықтаңыз.
Мысал:
Егер сіз қоймаларды тазалау процесін автоматтандырғыңыз келсе, ал бизнесіңіздің мақсаты логистикалық шығындарды оңтайландыру болса, онда тазалаушыны тіркеу жүйесін жасауға болмайды.
Приоритеттерді анықтағанда тек нақты деректерге сүйеніңіз.
Егер деректер жеткіліксіз болса, «далаға» шығыңыз. Қызметкерлердің қалай жұмыс істейтінін көріңіз. Олармен сөйлесіңіз. Процессқа тереңірек үңіліңіз.
Күшейту
күшті
Бұл есептеулер мен кеңестер IT-продуктінің меншік құнын түсіну және басқару бойынша жалпы тәсілді білдіреді. Алайда, әр жоба бірегей, және стратегияларды нақты бизнесіңіздің жағдайларына және мақсаттарына бейімдеу маңызды.
Қиындатпаңыз. Енгізуді басымдықтарға сәйкес, ең айқын және түсінікті процесте сынақтан өткізіңіз.
Кәсіпкерлер жиі автоматтандыру барлық компанияға бірден қатысты болуы керек деп ойлайды. Бұл олай емес. Әр автоматтандырылған жүйе модульдер бойынша жиналып, енгізіледі.
Егер керісінше болса, сіз шексіз «автоматтандыруға» тап болып, көңіліңіз қалуыңыз мүмкін.
Дайын шешімдерді
зерттеу
Өкінішке орай немесе бақытқа орай, бизнестер бұл әлемде бірегей емес. Көп жағдайда, кәсіпкерге жеке әзірлеу қажет емес.
Дайын өнімді енгізуді байқап көріңіз. Бұл гипотезаны тексеруге уақыт пен ақшаны үнемдейді.
Дайын өнім сіздің компанияңыздың ерекшеліктерін ескермеген жағдайда ғана әзірлеуге/жетілдіруге өтіңіз.
Қорытынды
Жоғарыда көрсетілген толық ақпаратқа ие бола отырып, сіз автоматтандыру процесіне басқаша көзқараспен қарайсыз.
Ең маңыздысы — автоматтандырудың болжамды соңғы нәтижесін көру және ол негізгі адамдар мен мақсаттарға қалай әсер ететінін түсіну.
Бұл туралы біз келесі мақалада сөйлесеміз.
Қазақ тілі 
Русский 
English