Әр бизнес үнемі өсуді жеделдету және тиімділікті арттыру жолдарын іздейді, және оның негізгі шешімдерінің бірі — автоматтандыру. Бірақ автоматтандыруды нақты сіздің бизнесіңіз үшін қашан енгізу керектігін қалай анықтауға болады? Біз автоматтандырудың қажеттілігіне көрсететін белгілерді қарастырып, мұндай шешімдерді енгізуден алынатын ықтимал пайдасын дұрыс бағалауды көрсетеміз. Бұл мақала сізге нақты критерийлер мен мысалдар негізінде дұрыс шешім қабылдауға көмектеседі.
Сәлем! Біз Sailet компаниясынанбыз. Орта және күрделі әзірлеумен айналысамыз, 2017 жылдан бері жұмыс істеп келеміз, 50-ден астам қызықты жобаны орындадық және автоматтандыру туралы айтып жатырмыз. Мен Максим Беляков, осы керемет жұмыстың директоры. Бір аз сенім кредитін тапқан соң, негізгі тақырыпқа көшемін.
- Автоматтандыру дегеніміз не?
- Қандай тапсырмаларды автоматтандыру керек?
- Тапсырмаларға қанша ресурстар мен уақыт жұмсалады?
- Тапсырмаларды орындау кезінде қателіктер қаншалықты жиі кездеседі?
1. Автоматтандыру дегеніміз не?
Автоматтандыру — бұл қол еңбегін ауыстыру. Егер аздап күрделендірсек, бұл жұмыс процестерін оңайлату және жеделдету үшін технологиялық шешімдерді интеграциялау. МАҢЫЗДЫ, бұл “барлық мәселелерге ем” емес. ЖӘНЕ МАҢЫЗДЫ, бұл тек әдемі графиктер емес, олар бірден сандарды көрсетіп тұрған.
Мысалы, егер бұрын сіз есепшоттармен есептейтін болсаңыз, ал қазір калькуляторға немесе одан да жаманы Excel-ге көшсеңіз, сіз ең қарапайым математикалық процестерді автоматтандырдыңыз. Егер формулаларды да қоссаңыз, онда сіздің алдыңызда болашақ АЖ (ақпараттық жүйе) “ұрығы” пайда болды. Ал егер график те көрсете бастасаңыз, онда сіз дерлік интеграторсыз.
Немесе бұрын баспалдақ болды, кейін эскалатор орнатылды, сосын лифт, ал кейін осы лифттердің бәрін бір қосымшаға біріктіріп, оны қызмет көрсететін Игорь әрқашан орындауы үшін, керек кезде емес, лифтке қажет болғанда орындауға мәжбүр етеді.
Меніңше, бұл енді түсінікті болды. Бірақ, менің назарымды аударғым келетіні, тіпті ең қарапайым мысалдар итеративті түрде (кезекпен) берілген. Алдымен баспалдақ, сосын “Матрица” деген түрімен емес. Бұл маңызды, себебі жиі “қанша тұрады?” деген сұрақтың орнына біз тек “барлық компанияны бірден автоматтандыруға бола ма?” деген сұрақты естиміз.
Және соңында толықтыру үшін:
«Тиімді операцияларды автоматтандыру тиімділікті арттырады, тиімсіз операцияларды автоматтандыру тиімсіздікті арттырады». — Билл Гейтс
Негізгі практикалық бөлімге көшеміз.
2. Задачалар, уақыт және ресурстар. Автоматтандырудың пайдасы неде?
Бірінші кезекте, автоматтандыру үшін тапсырмаларды қалай жинақтауды түсінейік: Қазіргі процестерді аудиттен бастаңыз. Есіңізде болсын, әр процесс 5 блоктан тұрады:
Мақсат — процестің нәтижесі қандай?
Қадамдар — осы нәтижеге қалай қол жеткіземіз?
Қатысушылар — нәтижеге жету үшін қандай рөлдер қажет?
Құралдар — нәтижеге қол жеткізу үшін не пайдаланамыз?
Метрикалар — дұрыс жолда екенімізді қалай білеміз?
Содан кейін, анықтаңыз тапсырмаларды, қажет ететін:
- Уақыт пен ресурстарды көп;
- Жиі қайталанатын;
- Адами фактордан қателіктердің жоғары қаупі бар.
Одан кейін, осы тапсырмаларды қолмен орындау үшін қанша уақыт пен ресурстар кететінін есептеңіз. Бұл автоматтандырудан алынатын әлеуетті үнемдеуді түсінуге көмектеседі.
Қазіргі процестің орындауында қателіктер қаншалықты жиі кездесетінін және олардың салдарын талдаңыз.
Мысал:
Мысалы, келесі тапсырманы алайық: хаттарды тарату. Бұл адам орындауы керек рутиналық жұмыс. Әр хатқа 2 минут кетеді деп есептейік, және күн сайын 240 хат жіберу керек. Адам осы тапсырмаға 480 минут = 8 сағат уақыт жұмсайды. Сондай-ақ, адамға еңбек ақысы 5 $/сағат қажет, бұл жұмсалған ресурстарға ақша мөлшерін қосады.
Енді осы тапсырманы автоматтандырылған хаттарды тарату процесі тұрғысынан қарастырайық. Барлық 240 хат жүйе арқылы бір уақытта автоматты түрде жіберіледі. Уақыт шығыны — бірнеше секунд қана. Автоматты хат тарату жүйесін әзірлеу және енгізу 5 күнді алады деп есептейік және бұл 250 $ тұрады.
Пайдасын есептейік (20 жұмыс күні үшін):
Құны = (Күндік жұмыс уақыты сағатпен) * (Айдағы жұмыс күндерінің саны) * (Еңбек ақысы сағатына)
Адам күніне 8 сағат жұмыс істейді.
Күндік шығындар = 8 сағат * 5 $/сағат = 40 $
Айлық шығындар = 40 $/күн * 20 күн = 800 $
Автоматтандыруға шығындар = 250 $ (5 күн ішінде)
Автоматтандырудан алынатын пайда:
Пайда = 800 $ — 250 $ = 550 $
Егер автоматтандыруды ұзақ мерзімді перспективада қарастыратын болсақ, пайда өсетін болады. Автоматтандырылған өнім неғұрлым ұзақ қолданылса, соғұрлым оның пайдасы көбірек болады.
Мақаланы қараңыз, ол сізге пайдалы болады: «IT-әзірлеу шығындарын сапаны жоғалтпай қалай азайтуға болады?»
3. Автоматтандыруға салынған инвестициялардың қайтарымын қалай есептеу керек?
Автоматтандыруға салынған инвестициялардың қайтарымы (ROI) — бұл автоматтандыру жобаларына салынған инвестициялардың тиімділігін көрсететін көрсеткіш.
ROI = (Автоматтандырудан алынатын пайда — Автоматтандыруға кеткен шығындар) / Автоматтандыруға кеткен шығындар * 100%
Мысал алайық:
Автоматтандырудан алынатын пайда = 550 $
Автоматтандыруға кеткен шығындар = 250 $
ROI = (550 — 250) / 250 * 100%
= 300 / 250 * 100%
= 1.2 * 100%
= 120%
Бұл мысалда автоматтандыруға салынған инвестициялар бастапқы шығындардан 120% пайда әкелді.
4. Автоматтандырудан алынатын жасырын пайдасын қалай есептеу керек?
Автоматтандырудан алынатын жасырын пайда — бұл сандық түрде өлшеу немесе бағалау қиын болатын артықшылықтар, бірақ олар тиімділікке айтарлықтай әсер етуі мүмкін.
Жасырын пайданы бағалау қиын болғандықтан, оларды өлшеу үшін жиі сапалық әдістер пайдаланылады. Мысалы, автоматтандыруды енгізуден бұрын және кейін қызметкерлер арасында сауалнамалар жүргізіп, олардың жұмыстан қанағаттану деңгейінің өзгерісін бағалауға болады.
Автоматтандырудан алынатын жасырын пайда мысалдары:
- Жұмыс сапасын жақсарту
Автоматтандыру адамның қатысуын азайту арқылы өнімнің сапасын тұрақты және жоғары деңгейде ұстауға мүмкіндік береді.
- Қызметкерлердің қанағаттанушылығын арттыру
Рутиналық жұмыстардың азаюы мен қызметкерлерге жүктемені жеңілдету олардың жалпы әл-ауқатын және жұмыспен қанағаттануын жақсартуы мүмкін.
- Клиенттердің лоялдылығын арттыру
Өнім мен қызмет көрсету сапасының жақсаруы клиенттердің қанағаттанушылығын арттырып, олардың брендке деген лоялдылығын күшейтуі мүмкін.
- Компания имиджін нығайту
Алдыңғы қатарлы технологияларды енгізу компанияның нарықтағы имиджін жақсартып, жаңа клиенттер мен серіктестерді тартуға көмектеседі.
- Қателіктердің қаупін төмендету
Автоматтандыру қателіктер ықтималдығын азайтады, бұл қателерді түзетуге және шығындарды өтемдеуге жұмсалатын шығындарды төмендетуге әкеледі.
- Бизнес икемділігін арттыру
Автоматтандырылған жүйелер нарық жағдайларына өзгерістер енгізуге және ауқымды түрде бейімделуге жеңіл болуы мүмкін.
Жасырын пайданы бағалау кешенді тәсілді талап етеді, бұл деректерді талдауды, сауалнамаларды және басқа да ақпарат жинау әдістерін қолдануды қамтиды, осылайша автоматтандырудың бұл аса айқын емес артықшылықтарын анықтап, өлшеуге мүмкіндік береді.
Практикалық кеңестер от Sailetтен табысты автоматтандыру үшін:
Автоматтандырудың табысы көптеген факторларға байланысты. Тапсырыс берушінің және әзірлеушінің өзара әрекеттесуі мен түсіністігі де маңызды рөл атқарады. Автоматтандыру үшін де дайындық қажет.
Мақсат қою
Қолжеткізу керек мақсатты қойыңыз. Барлығы сәтті болуы үшін сіздің қандай нәтиже күтетінін түсінуіңіз қажет.
Мысалы, менің мақсатым — жұмысты жеделдету және қателіктердің ықтималдығын азайту үшін өтінімдерді өңдеу процесін автоматтандыру. Мен өтінім қалай өңделетінін, барлық нюанстарды және қандай тармақтарды автоматтандыру керектігін нақты түсінуім керек.
Бизнес-процестер тізімі
Мақсатымызды қойып, не қалайтынымызды білетіннен кейін, бизнес-процестер тізімін жасау қажет.
Өтінімдерді өңдеуді автоматтандыру мысалын алайық. Өтінімді өңдеу қандай тармақтардан тұрады?
- Өтінімді алу.
- Өтінімді тіркеу және тексеру.
- Жауапты тағайындау.
- Өтінімді өңдеу және бақылау.
- Өтінімді аяқтау және клиентті хабардар ету.
- Талдау және жақсарту.
Талдау
Енді барлық енгізулерді талдауға болады. Қандай процестерді автоматтандыру керек, ал қайсысын — жоқ? Қанша уақыт қажет? Автоматтандыру құны қандай?
Бұл және басқа факторларды ескеру қажет. Толығырақ мақаладан оқыңыз: «IT-продуктың құны: идеядан нарыққа шығуға дейін».
Жоспар құру
Мақсатқа жету үшін жоспар құрыңыз. Біз барлық кезеңдерді мұқият ойластыруымыз керек. Егер біз өтінімдерді өңдеуді автоматтандыруды қарастыратын болсақ, жоспар келесідей болады:
- Процесті бағалау.
- Өтінімдерді басқару жүйесін таңдау және баптау.
- Бар жүйелерді интеграциялау.
- Қызметкерлерді оқыту.
- Тестілеу және баптау.
- Қадамдап енгізу.
- Бақылау және оңтайландыру.
- Жүйені жаңарту және дамыту.
Талаптарды түсіну
Мұнда әзірлеушілер мен тапсырыс берушілер арасындағы өзара әрекеттесу туралы айтылады. Тапсырыс беруші өзінің талаптарын нақты жеткізуі керек, ал жауаптылар оларды түсініп, жүзеге асыруы қажет. Сенім мен қарым-қатынас қажет.
Кейде тапсырыс беруші нақты не қалайтынын білмейді және «құны мен ыңғайлы болуын» сұрайды. Мұндай жағдайда ПМ-де жұмыс істеуге негіз болмайды, себебі ешқандай бастапқы мәлімет жоқ. Мұндай жағдайларды болдырмау үшін өзара байланыс орнату қажет.
Процеске қатысу
Қадағалау, бақылау және түсініктеме беру — табысқа жету үшін қажет. Тапсырыс беруші әзірлеу процесіне белсенді қатысып, үнемі байланыста болған кезде, бұл тек процесті жылдамдатпайды, сонымен қатар бақылау, қадағалау және түсіну мүмкіндігін береді.
Сіз әзірлеу процесін бізге тапсырып, сайтта өтінім қалдыра аласыз. Нәтижелердің апталық демонстрациялары, икемді төлем жүйесі және процестің толық ашықтығы.
Қазақ тілі 
Русский 
English