Қалай және қашан процестерді сипаттау керек?

Бизнес процестері — бұл ұйым ішіндегі нақты мақсатқа жету үшін орындалуы қажет қадамдардың реттілігі.

Бірақ оларды қалай сипаттауға болады?

Бұл мақалада біз төлем жүйелерінің не екенін және оларды өз өніміңізге қалай интеграциялауға болатынын қарастырамыз.

Неліктен бизнес процестерін сипаттау керек?

• Нақты түсінік алу

Бұл қызметкерлерге ұйымның жұмысын, мақсаттарға жету жолдарын түсінуге көмектеседі. Бұл процесс айқындылықты арттырады және қызметкерлерге өз міндеттерін жақсырақ орындауға мүмкіндік береді.

• Тиімділікті арттыру

Компания қажетсіз операцияларды, ресурстар мен уақыттың артық шығындарын анықтап, оларды жою арқылы іс-әрекеттердің ретін оңтайландырады. Бұл компанияның жалпы өнімділігін арттыруға, шығындарды қысқартуға және тиімді нәтижелерге қол жеткізуге көмектеседі.

• Бақылауды орнату

Компанияның нәтижелерін мониторинг жасауға және өлшеуге мүмкіндік береді, бұл оның прогресін бақылап, процестер сәйкес келмейтін жағдайда оларды жақсарту шараларын қабылдауға мүмкіндік береді. Соңында, бұл компанияға сыртқы ортадағы өзгерістерге тез бейімделуге және ұзақ мерзімді мақсаттарына жетуге көмектеседі, сонымен қатар клиенттердің қажеттіліктерін қанағаттандырады.

• Жылдам оңтайландыру

Қателерді анықтап, оларды жұмыс сапасына әсер етпей тұрып жоюға мүмкіндік береді.

• Оқыту және білімді беру

Бизнес процестерінің құрылымдалған және толық сипаттамалары жаңа қызметкерлердің бейімделуін жеңілдетеді, олар өз рөлдерін тезірек меңгеріп, міндеттерінің басқа қызметкерлердің жұмысы қалай байланысатынын түсінеді. Бұл сондай-ақ қажет болған жағдайда қызметкерлер арасындағы міндеттерді ауыстыру немесе делегирлеу кезінде көмек береді.

Бизнес
процестерінің түрлері

Бизнес процестерін сипаттауды бастамас бұрын, олардың типтері мен классификацияларын білу қажет, бұл процесті дұрыс әрі тиімді жасауға көмектеседі.

Көптеген классификациялар бар, бірақ ең кең таралған бизнес процестерін 3 топқа бөлуге болады:

1. Негізгі процестер

Компаниядағы маңызды процестер, олар пайда әкеледі. Бұл топқа өндіріс, маркетинг, сату және клиенттерге қызмет көрсету процестері кіреді.

2. Қосымша процестер

Бұл процестер сіздің бизнесіңіздің тиімді жұмыс істеуін қамтамасыз етеді. Олар өнім немесе қызмет көрсету процесіне тікелей қатыспайды, бірақ негізгі процестерді қолдайды. Мысалы, адамдарды басқару, қаржы (бухгалтерия), ақпараттық технологиялар (компьютерлер, бағдарламалық қамтамасыз ету), сатып алу (қажетті материалдар мен жабдықтарды сатып алу) және жеткізілімдерді басқару (жеткізілімдерді бақылау және логистика).

3. Басқарушылық процестер

Бұл процестер шешім қабылдау және жоғары деңгейде жоспарлау мәселелеріне қатысты.
Олар бизнесті басқаруға және стратегиялық мақсаттарға жетуге көмектеседі. Бұл топқа бизнесті дамыту стратегиясын әзірлеу, бюджет жоспарлау, тапсырмалардың орындалуын бақылау, өзгерістерді басқару және нәтижелерді бағалау сияқты процестер кіреді.

Маңыздысы, барлық осы процестер бір-бірімен тығыз байланысты және бір-біріне әсер етеді.

Қашан процестерді сипаттау керек?

Әдетте компанияларға процестерін сипаттау керек болғанда 3 негізгі себеп бар:

• Ағымдағы процестерді оңтайландыру

Егер компанияда тұрақты бизнес бар болса, сипаттау әлсіз тұстарды анықтауға және жақсарту мүмкіндіктерін табуға көмектеседі.
Барлық процестерді талдау қажетсіз қадамдарды, тар тұстарды, маңызды емес тапсырмаларды және басқа да жақсартуға болатын аймақтарды анықтауға мүмкіндік береді, бұл тиімділікті арттыруға көмектеседі.

• Жаңа жүйелерді енгізу

Жүйелер немесе технологияларды интеграциялау кезінде бизнес процестерін өзгерту қажет болуы мүмкін. Бұл жаңа жүйелердің ағымдағы операцияларға қалай әсер ететінін түсінуге және сәтті енгізу үшін қандай өзгерістер енгізу керек екенін анықтауға көмектеседі.

• Қызметкерлерді оқыту

Бұл сондай-ақ жаңа қызметкерлерді оқыту немесе жаңа процедураларды енгізу кезінде пайдалы екенін атап өту маңызды. Нақты сипаттама болған кезде, жаңа қызметкерлер өз міндеттерін қалай орындау керектігін әлдеқайда оңай түсінеді, бұл тапсырмаларды орындауда бірізділікті және үйлесімділікті қамтамасыз етеді.

Процестерді қалай сипаттауға болады?

1-қадам: Мақсаттарды анықтау

Ең алдымен, бизнесте орындалатын барлық функцияларды жазып алу қажет. Бизнестің мақсаттарына жету үшін қажет барлық негізгі тапсырмаларды ескеру маңызды. Содан кейін бұл функциялар үш категорияға бөлінеді: негізгі, қосымша және басқару процестері. Осылайша, маңызды процестерді және ерекше назар аударуды қажет ететіндерін анықтау оңай болады.

2-қадам: Тапсырмаларды жазу

Әрбір процесс үшін нақты қадамдарды (тапсырмаларды) сипаттайтын жоспар жасаңыз, олар мақсаттарды сәтті жүзеге асыруға көмектеседі. Әрекеттердің ретін және әртүрлі тапсырмалардың өзара байланысын ескеріңіз. Мұндай тәсіл айқындықты қамтамасыз етуге және оңтайландыру мүмкіндіктерін анықтауға көмектеседі.
Осы жерде Notion, Trello және Битрикс24 сияқты құралдар сізге көмектесе алады.

3-қадам: Құрылым жасау

Процестерді жақсы түсіну және басқару үшін құрылымдау қажет. Иерархия жасаңыз, онда негізгі процестер жоғарыда, ал кіші процестер мен тапсырмалар төменде орналасады. Содан кейін әртүрлі процестер мен кіші процестер арасындағы байланыстарды көрсетіңіз, бұл деректер, ақпарат және ресурстардың ағымын көрсетуге мүмкіндік береді. Бизнес процестерінің иерархиясы мен логикасын айқын көрсететін құрылымды жасаңыз.
Бұл үшін Enterprise Architect, ArchiMate және BizzDesign сияқты құралдар көмек көрсетуі мүмкін.

4-қадам: Процестерді визуализациялау

Процесс құрылымын жинап болғаннан кейін, оны блок-схема түрінде визуализациялауға болады.
Мұны кез келген mind-карталар құруға арналған сервиспен сипаттауға болады, мысалы: Miro, Mindmeister және Xmind. Сондай-ақ, диаграммалар мен графиктерді пайдаланып, процестердің құрылымы мен ретін айқын көрсетуге болады.

Қорытынды

Маңыздысы, бизнес процестерін сипаттау және жақсарту жүйелі тәсілді және компанияның ағымдағы операциялары туралы нақты түсінікті қажет етеді.
Алайда, осындай тәсілді қолданудың нәтижесінде басқа маңызды істерге көңіл бөлу үшін уақытты босатуға болады, ал тапсырмаларды орындау сенімділігін 100%-ға қамтамасыз етуге қол жеткізуге болады.