Өткен мақалаларда біз әр саланың бизнес-процестерін автоматтандырудың артықшылықтары мен кемшіліктерін қарастырдық.
Автоматтандыру компания жұмысының жылдамдығын арттырып, процестерді оңайлата отырып, шығындарды азайтуға және өнімдер мен қызметтердің сапасын жақсартуға мүмкіндік береді.
Бұл мақалада біз автоматтандыру бизнес-процестерінің компанияға қандай пайда әкелетінін қарастырамыз.
Бизнес-процестерді автоматтандыру дегеніміз не?
Бизнес-процестерді автоматтандыру — бұл компанияның белгілі бір жұмыстарына байланысты тапсырмаларды автоматты түрде орындау үшін технологиялар мен бағдарламалық қамтамасыз етуді қолдану. Бұл ақпаратты беру, деректер жинау, жобаларды басқару, тапсырмаларды бақылау және т.б. қамтуы мүмкін.
Әдетте, компаниялар процестерді оңтайландыруды тиімділікті арттыру, сапаны жақсарту және шығындарды азайту үшін пайдаланады.
Бұл тапсырмаларды орындау уақытын қысқартуға және қателіктер санын азайтуға мүмкіндік береді, бұл өз кезегінде компанияның өнімділігін арттыруға және бәсекеге қабілеттілігін жоғарылатуға әкеледі.
Қай салаларға автоматтандыру қажет?
Автоматтандырудың басты мақсаты — компания жұмысын тиімді ету және еңбекке шығынды жұмысты азайту. Сондықтан автоматтандыру кез келген салада пайда әкелуі мүмкін.
Оны ірі компаниялар, орта және кіші кәсіпорындар, сондай-ақ стартаптар мен инновациялық жобалар жиі енгізеді. Бизнес ерекшелігі мен қажеттіліктеріне байланысты компаниялар автоматтандыру үшін ең қолайлы құралдар мен платформаларды таңдайды.
Сот процесінің жұмысын мысал ретінде алайық:
Сот процесі үлкен бюрократиялық жұмыстарды талап етеді, іс қараудан бастап үкім шығаруға және актілерді қол қоюға дейін.
Бірақ егер осы процессқа құжат айналымы жүйесін (СЭД) енгізсе, құжаттаманы дайындауға кететін уақытты айтарлықтай қысқартуға болады.
СЭД қажетті деректерді жылдам және оңай табуға, оларды қатысушылар арасында қауіпсіз және тез алмасуға мүмкіндік береді. Сонымен қатар, ол іс барысында қателіктердің ықтималдығын азайтады. Қажетті құжаттардың үлгілері мен форматтары дерекқорда сақталып, олар электронды цифрлық қолтаңба (ЭЦП) арқылы қол қойылып, мөрмен расталуы мүмкін.
Осылайша, сот процесіне интеграциялау уақыт пен ресурстарды үнемдеуге, құжат алмасуды жеңілдетуге, қағаз ресурстарына шығынды азайтуға, қателіктер ықтималдығын төмендетуге және соттың жұмыс тиімділігін арттыруға көмектеседі.
Автоматтандыру кезеңдері
Процестерді оңтайландыру бес негізгі кезеңнен тұрады:
- Анализ және жобалау.
- Бағдарламалық қамтамасыз етуді әзірлеу және баптау.
- Тестілеу және енгізу.
- Оқыту және қолдау.
- Мониторинг және жақсарту.
Әр кезеңде команда өзінің тәжірибесін қолдана отырып, сондай-ақ SAP, 1C, AWS сияқты түрлі сервистерді пайдалана алады.
Анализ кезеңінде команда өнімнің мақсаттары мен көрінісін анықтайды, содан кейін талаптарды жинақтап, жобаның архитектурасын құрастырады. Осы кезеңде құжаттама үшін Docs және Word сияқты сервистер, сондай-ақ Miro және MindMeister сияқты интеллектуалды карталар көмектесе алады.
Өнімнің көрінісін әзірлеу кезінде қажетті бағдарламалық қамтамасыз етуді таңдау және оны бизнеске интеграциялау бойынша мамандарды іріктеу жұмысы басталады.
Жобаны әзірлеу мен сәтті тестілеуден кейін жаңа экожүйеде тиімді жұмыс істеу үшін персоналды оқыту және қолдау көрсету кезеңі басталады. Бұл кезеңде жобаны әзірлеген мамандар немесе Coursera, SberCloud, BeCloud сияқты түрлі ресурстар көмектесе алады.
Бизнеске автоматтандыру қандай пайда әкеледі?
Бизнес-процестерді оңтайландыру келесі артықшылықтарды береді:
- Өнімділікті арттыру.
- Шығындарды азайту.
- Клиенттік тәжірибені жақсарту.
- Аналитиканы жақсарту.
- Процестердегі дәлдік пен сенімділікті арттыру.
Өнімділікті арттыру
Негізгі артықшылықтардың бірі — рутиндік тапсырмаларды және процестерді, мысалы, тапсырыстарды өңдеу, қорларды басқару және қаржылық транзакцияларды есепке алу сияқты жұмыстарды айтарлықтай жылдамдату, бұл қызметкерлерге осы міндеттерден босап, олардың күш-жігерін маңыздырақ тапсырмаларға, мысалы, жаңа өнімдерді әзірлеуге, клиенттік тәжірибені жақсартуға және сату көлемін арттыруға бағыттауға мүмкіндік береді.
Нәтижесінде бизнес өнімділігі артады, бұл пайда көлемінің өсуіне және бәсекеге қабілеттіліктің жақсаруына әкеледі.
Шығындарды азайту
Оптимизация көмегімен компанияның жалпы шығындарын айтарлықтай азайтуға болады, мысалы:
- Персонал шығындары
Қолмен жұмыс істеуге қажеттілік азайып, қайталанатын тапсырмаларға (деректерді енгізу, өтінімдерді өңдеу және т.б.) қатысатын қызметкерлер саны азайғандықтан, жалақы шығындары айтарлықтай төмендейді, сонымен қатар кадрлар бөліміне түсетін жүктеме азаяды. - Қағазбастылыққа қажеттілік
Автоматтандыру қағазбастылықты азайтуға көмектеседі (құжаттарды басып шығару, факс жіберу және т.б.), бұл өз кезегінде шығындық материалдарға, қағазға, тонерге және басқа да тұтыну материалдарына жұмсалатын шығындарды қысқартуға мүмкіндік береді. - Қызмет көрсету шығындарын азайту
Келесі кезеңде — жабдықтарды қызмет көрсету мен жөндеу шығындарын азайту. Жүйе мүмкін болатын проблемалар туралы алдын ала ескертіп, уақытылы техникалық қызмет көрсетуді жүзеге асыруға көмектеседі. Бұл болашақта жабдықты жөндеу мен ауыстыруға жұмсалатын шығындарды азайтуға әкеледі. - Қателіктерді азайту
Қолмен деректер енгізу және басқа да процестердегі қателіктер саны азаяды, бұл адамның факторына бейім болған жұмыстардың дәлдігін арттырады.
Бұл қателіктердің азаюына және өнімділіктің артуына әкеледі. - Уақытты қысқарту
Ең бастысы, бұрын қолмен орындалған тапсырмаларды орындауға жұмсалатын уақытты азайту.
Мысалы, автоматтандырылған жобаларды басқару жүйесі жоспарлау мен басқару процесін жылдамдатуға көмектеседі, бұл тапсырмаларды орындау уақытын қысқартуға әкеледі.
Өнімдер мен қызметтердің сапасын жақсарту
Шығындарды азайту және өнімділікті арттырудан басқа, оптимизация тапсырыстарды өңдеуді жылдамдатуға және төлем процесін жеңілдетуге көмектеседі, бұл клиенттің тәжірибесін айтарлықтай жақсартады.
Сонымен қатар, тапсырыс күйі туралы автоматты хабарламаларды жіберу немесе клиенттің сатып алу тарихына негізделген жеке ұсыныстар беру арқылы қызмет көрсету сапасын арттыруға болады. Бұл пайдаланушының қанағаттану деңгейін арттырып, олардың адалдығын күшейтуге мүмкіндік береді.
Басқаруды жақсарту
Сонымен қатар, автоматтандырылған аналитикалық құралдар трендтер мен паттерндерді анықтауға, сондай-ақ деректерді терең талдауға мүмкіндік бере отырып, басқаруды жақсартуға көмектеседі.
Бұл әсіресе электронды коммерция саласында жұмыс істейтін немесе үлкен көлемде деректерді өңдеуді қажет ететін бизнес үшін өте пайдалы болады.
Қорытынды
Автоматтандыру бизнес-процестерінің барлық компаниялар үшін бірдей шешім емес екенін түсіну маңызды.
Кейбір бизнес салаларында күрделі экожүйелер болуы мүмкін, оларды оңтайландыру қиын.
Сондықтан автоматтандыруды бастамас бұрын мұқият талдау жасап, процестің тиімділігін және орындылығын бағалау керек.
Бұл қадам қазіргі заманғы бизнес үшін маңызды, өйткені олар тиімділікті арттырып, бәсекеге қабілеттілікті жақсартуды мақсат етеді.
Егер сіз өз бизнесіңізді автоматтандыруды қаласаңыз, бізге sailet.kz сайтында хабарласа аласыз.