Бухгалтерия үшін жұмысты қалай автоматтандыруға болады?

Бухгалтерия — бұл кез келген бизнестің ажырамас бөлігі болып табылады және бұл жұмысқа үлкен жауапкершілік жүктеледі, мұнда қателіктер мен олқылықтарды минимизациялау қажет. Автоматтандыру осы мәселелерді шешудің танымал шешімі болды, және бухгалтерлік тапсырмаларды оңтайландырудың бірнеше тәсілі бар.

Ал бұл жұмысты автоматтандыру қалай мүмкін және қандай құралдар пайдаланылады?

Бұл мақалада біз бухгалтерияның жұмысын қалай оңайлатуға болатынын және оны қалай бастауға болатынын қарастырамыз.

Автоматтандыру түрлері

Қазіргі уақытта бухгалтерия жұмысын автоматтандырудың бірнеше мысалдарын келтіруге болады, мысалы:

Автоматтандыру есеп жүргізу процесі — табыстар мен шығындарды жүйелендіреді. Автоматтық есептерді құруды, төлемдер мен банктік есеп-шоттар арасындағы сәйкестіктерді тексеруді, шоттарды шығару және т.б. қамтиды.

Автоматтандыру есептілігін жасау — ішкі және сыртқы қажеттіліктер үшін есептерді құруға жауапты. Қазіргі уақытта табыстар мен шығындар, салықтық есептілік және басқа есептерді автоматты түрде құруды қамтиды.

Автоматтандыру кассаны басқару — кассалық операцияларды жүйелендіреді. Бұл кассалық ордерлерді автоматты түрде құруды, кассалық операцияларды есеп-шоттармен автоматты түрде сәйкестендіруді қамтиды.

Осы бизнес-процестерді автоматтандыру арқылы мамандардың жұмыс уақыты едәуір үнемделеді және маңызды тапсырмаларға көңіл бөлуге мүмкіндік береді, сонымен қатар құжат айналымы, табысты есепке алу мақсаттарына жедел түрде жетуге көмектеседі.

Автоматтандыруды енгізу

Бухгалтерияның бизнес-процестерін автоматтандырудың түрлерін қарастырғаннан кейін, оны ұйымға қалай енгізу керектігін қарастырайық.

Автоматтандыруға алғашқы қадам — электронды құжат айналымына (ЭДО) көшу. Бұл құжаттарды өңдеу уақытын қысқартуға және деректерді қолмен енгізуден туындайтын қателіктердің алдын алуға мүмкіндік береді.

Келесі қадам — бухгалтерлік операцияларды автоматтандыру үшін арнайы бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдалану. Бұл бағдарламалар автоматты түрде есептерді құруға, есеп айырысуларды жүргізуге және бюджетті бақылауға мүмкіндік береді.

Бухгалтерлік қызметті автоматтандыру үшін қолданылатын бағдарламалық қамтамасыз етудің айқын мысалдары:

1С:Бухгалтерия — әртүрлі салалардағы компанияларда бухгалтерлік және салықтық есеп жүргізуді автоматтандыруға арналған бағдарлама. Бұл бағдарламамен табыстар мен шығындарды есепке алу, есептер жасау, салық органдарына арналған құжаттарды құру және басқа көптеген мүмкіндіктер жүзеге асырылады.

SAP Business One — бұл компанияның барлық бизнес-процестерін автоматтандыруға мүмкіндік беретін интеграцияланған кәсіпорын басқару жүйесі (ERP). Ол қаржылық есеп жүргізуді, қойманы басқаруды, сату мен сатып алуды, өндірісті және т.б. автоматтандыруға мүмкіндік береді.

QuickBooks — шағын және орта кәсіпорындардың қаржыларын басқаруға арналған бағдарлама. Бұл бағдарламамен табыстар мен шығындарды есепке алу, шот-фактуралар құру, шоттарды төлеу және тағы басқа әрекеттерді орындауға болады.

Xero — әртүрлі көлемдегі компаниялардың қаржыларын басқаруға арналған бұлтты бағдарлама. Ол табыстар мен шығындарды есепке алуды, шот-фактураларды құруды, шоттарды төлеуді, қарыздарды бақылауды және басқа да көптеген мүмкіндіктерді ұсынады.

Zoho Books — шағын және орта кәсіпорындар үшін қаржыларды басқаруға арналған бұлтты бағдарлама. Ол да табыстар мен шығындарды есепке алуды, шот-фактураларды құруды және басқа да қызметтерді ұсынады.

FreshBooks — шағын және орта бизнес үшін қаржыларды басқаруға арналған бағдарлама. Xero және Zoho Books сияқты бұл бағдарлама табыстарды есепке алу, шот-фактураларды құру және т.б. мүмкіндіктерге ие.

Wave Accounting — шағын кәсіпорындар үшін қаржыларды басқаруға арналған бағдарлама. Ол табыстар мен шығындарды есепке алу, шот-фактуралар құру, шоттарды төлеу, қарыздарды бақылау және тағы басқа мүмкіндіктерді ұсынады.

Бұл бағдарламалар барлық негізгі бухгалтерлік операцияларды автоматтандыруға мүмкіндік береді, оның ішінде контрагенттермен есеп айырысуды, салықтық есеп жүргізуді, жалақыны есептеуді және т.б.

Сонымен қатар, бухгалтерияны автоматтандыру үшін арнайы онлайн-сервистерді пайдалануға болады, олар бухгалтерлік операцияларды қашықтан жүргізуге мүмкіндік береді. Міне, бірнеше мысал:

MyBuh — Қазақстандағы бухгалтерлік есеп үшін онлайн-сервис, ол бизнестерге қаржылық басқару құралдарын ұсынады. Бұл сервис есепшоттарды шығару, қоймаларды басқару, жалақыны өңдеу және салықтарды есептеу сияқты функцияларды қамтиды.

Бухгалтерлік аутсорсинг үшін онлайн-сервистер (Бухта, BigBuh және т.б.) — бұл кәсіпкерлерге қашықтан бухгалтер жалдауға және салық органдарына есептілік беру, бюджетті және шығындарды есептеу уақытын үнемдеуге мүмкіндік беретін сервисдер. Бұл сервис арқылы декларация тапсыру немесе бухгалтерлік есепті жүргізу туралы алаңдамайсыз.

Шығындарды есепке алу үшін онлайн-сервистер (MyBuh, Uchet және т.б.) — бұл сервис кәсіпкерлерге шығындарды есепке алуға және бухгалтерлік есепті жеңілдетуге мүмкіндік береді. Осы сервис арқылы түбіртектер мен чектерді сканерлеп, деректерді автоматты түрде тануға және шығындарды есепке алуға болады.

Бюджетті басқару үшін онлайн-сервистер (Planior, Planfact және т.б.) — бұл сервис кәсіпкерлерге өз қаржыларын есепке алып, бюджетті басқаруға мүмкіндік береді. Осы сервис арқылы табыстар мен шығындарды бақылап, бюджетке бақылау жасап, қаржыны жоспарлауға болады.

Бұл әсіресе әртүрлі қалаларда немесе елдерде филиалдары бар компаниялар үшін өте ыңғайлы. Сонымен қатар, бухгалтерияны автоматтандыру тек жұмысты жеделдетіп қана қоймай, қателіктер санын да азайтады. Бұл үлкен құжаттар көлемімен және көптеген бухгалтерлік операцияларды жүргізетін компаниялар үшін өте маңызды.

Бухгалтерияны автоматтандырудың бір жолы — жасанды интеллектіні қолдану. ЖИ транзакцияларды сұрыптау мен категорияларға бөлуді, қаржылық есептерді құруды және қаржылық көрсеткіштер туралы ақпарат ұсынуды автоматтандыруға қолданылуы мүмкін. Сонымен қатар, осы тапсырмаларды автоматтандырғанда, бухгалтерлер стратегиялық тұрғыдан маңызды міндеттерге көңіл бөле алады.

Бухгалтерияны автоматтандырудағы қиындықтар

• Есеп жүргізу. Бухгалтерияның бизнес-процестерін автоматтандырудағы басты қиындықтардың бірі — көптеген әртүрлі операциялар мен транзакцияларды есепке алу қажеттілігі. Оларды өңдеп, есеп жүйесінде көрсету керек. Бұл қателіктер мен жалған деректерден аулақ болу үшін жоғары дәлдік пен сенімділікті талап етеді.
• Компанияның ерекшелігі. Сонымен қатар, бухгалтерлік процестер әр компания үшін өте ерекше болуы мүмкін, бұл әмбебап автоматтандыру жүйесін құруды қиындатуы мүмкін. Мысалы, кейбір компаниялар салықтар мен қаржыларды басқару үшін арнайы бағдарламаларды қолдануы мүмкін, олар тек белгілі бір автоматтандыру жүйелерімен интеграциялануы мүмкін.
• Қауіпсіздік. Бухгалтерлік процестер көбінесе құпия ақпараттармен байланысты, мысалы қаржылық есептер немесе клиенттер туралы деректер. Сондықтан деректердің қауіпсіздігін қамтамасыз ету және оларға қолжетімділікті бақылау өте маңызды.
• Қызметкерлерді оқыту. Ақырында, бухгалтерлік процестерді автоматтандыру қызметкерлерді оқыту мен жүйені баптау үшін едәуір шығындар талап етуі мүмкін, бұл шектеулі бюджеті бар компаниялар үшін қиын міндет болуы мүмкін.

Автоматтандырудың артықшылықтары

Бизнес-процестерді автоматтандыруда көптеген факторларды ескеру қажет, мысалы: компанияның қызметін талдау, дұрыс құралдарды таңдау, персоналды дайындау және т.б. Бірақ, заманауи бизнестің бір бөлігі ретінде жеке автоматтандыруды ұмытпаған жөн. Бұл әдіс уақытты айтарлықтай үнемдеуге мүмкіндік береді.

Персоналды автоматтандыру бухгалтерлік процестерде келесі мүмкіндіктерді ашады:

• Процесстерді оңтайландыру. Бұл жұмыс жылдамдығын арттырып, қателіктер санын азайтуға көмектеседі, бұл өз кезегінде қаржылық есепке алу мен салықтық есептерді үнемдеуге әкеледі. Автоматтандыру сонымен қатар компанияның өндірістік тиімділігін арттырады, бұл қызметкерлерге маңызды тапсырмаларға назар аударуға мүмкіндік береді.
• Қателіктер ықтималдығын азайту. Автоматтандыру бухгалтерлік процестерде деректер мен олардың өңделуіндегі қателіктер ықтималдығын азайтады, бұл дұрыс шешімдер қабылдауға көмектесіп, ықтимал тәуекелдерді айтарлықтай азайтады. Персонализацияланған автоматтандыру бизнестің басқару процесін жақсартуға, нарықтағы өзгерістерге тез жауап беруге және компанияның бизнес көрсеткіштерін жақсартуға мүмкіндік береді.
• Қауіпсіздік. Персоналды автоматтандыру бухгалтерлік процестерде деректердің жоғары деңгейде қорғалуын және оларға қолжетімділікті бақылауды қамтамасыз етуі қажет. Сонымен қатар, автоматтандыру қызметкерлерді оқыту мен жүйені баптауға қатысты едәуір шығындарды талап етуі мүмкін. Бірақ барлық осы қиындықтар өнімділіктің арттыруы, персоналға арналған шығындарды қысқарту және бухгалтериядағы бизнес-процестердің басқарылуын жақсартумен көп есе өтеледі.

Қорытынды

Бухгалтерияның бизнес-процестерін автоматтандыру үшін жеке автоматтандыруды алу — тиімді шешім болып табылады, себебі бұл компанияның тиімділігін арттырып, персонал мен ресурстарға шығындарды азайтуға көмектеседі.
Егер сіз өзіңіздің бухгалтерлік қызметіңізді автоматтандыру бойынша кеңес алғыңыз келсе, біздің командаңыз көмектесуге дайын.

Бізге sailet.kz сайтында хабарласыңыз, бухгалтерлік қызметті автоматтандыру бойынша кәсіби кеңес алыңыз және бүгіннен бастап тиімді жұмыс істей бастаңыз!