¿Cómo implementar la automatización y no arruinar el negocio?

Automatización de negocios: al principio es aterrador e inusual, pero luego no quieres volver a lo antiguo. Sin embargo, la implementación de nuevas sistemas siempre conlleva un riesgo. Los errores pueden llevar a pérdidas colosales de tiempo, dinero e incluso al sabotaje por parte de los empleados. Analicemos cómo automatizar procesos sin consecuencias catastróficas y hacerlo con el máximo beneficio.

¿Cuándo implementar? ¡No en Año Nuevo!

Parece lógico: año nuevo, nuevas tecnologías. Pero esto es un error. A finales del año, la contabilidad y las finanzas están sobrecargadas de informes, mientras que los empleados sueñan con descansar, no con nuevas interfaces. El período óptimo es el verano: hay tiempo para prepararse, probar y realizar una transición gradual.

Errores al comenzar

1. Elección equivocada del sistema.
   A menudo, las empresas adquieren software que no se adapta a sus procesos. ¿Solución? Antes de elegir un producto, realice una auditoría de los procesos comerciales y consulte con expertos.
2. Falta de un líder clave en el proyecto.
   Sin un líder, la implementación se convierte en caos. Se necesita alguien que no solo ocupe un cargo, sino que comprenda cómo funcionan los procesos de la empresa.
3. Designar a un novato como responsable del proyecto.
   Es un error asignar la tarea de implementación a alguien que acaba de incorporarse a la empresa. No conoce los procesos comerciales, lo que ralentiza todo el proceso.

¿Quién debe participar en el proyecto?

• • Director financiero y contador jefe – sin ellos, la automatización simplemente no despegará.
    
  • Departamento de TI o equipo externo – configura integraciones y ajustes.
  • Gerente de ventas – ayuda a adaptar el sistema a las necesidades reales.
  • Almacén, logística y suministro – participan si tienen una gran variedad de productos.
  • Gerente de proyecto – supervisa los plazos y coordina el trabajo de todos los participantes.

Sabotaje de los empleados: ¿mal inevitable o proceso manejable?

Cualquier novedad provoca resistencia. Especialmente, los empleados acostumbrados al viejo sistema son propensos a ello. Dicen: "¿Para qué nos sirve esto?", "Ya funciona así", "Hagamos algo más adelante".

Principales tipos de sabotaje:

• Resistencia pasiva – los empleados ignoran los nuevos procesos y continúan trabajando "como antes".
• Sabotaje activo – creación intencional de dificultades, crítica a la automatización y agitación entre otros.
• Enfoque formal – fingen utilizar el sistema, pero en realidad siguen llevando registros en tablas antiguas.

¿Cómo combatir el sabotaje?

• Explicar los beneficios. Los empleados deben entender cómo la automatización facilitará su trabajo.
• Implicar en el proceso. Permítale a los usuarios clave probar el sistema y brindar retroalimentación.
• Castigar por sabotaje. Si alguien obstaculiza deliberadamente la automatización, se requieren medidas.
• Apoyo de la dirección. Si la alta dirección no utiliza las nuevas tecnologías, los empleados tampoco lo harán.
  

Importante: si el jefe de contabilidad dice "yo prefiero teclearlo todo manualmente", considere si realmente necesita a ese contador.

Conclusión

La automatización no es sólo desarrollar software, sino un proyecto de transformación empresarial. Los errores iniciales conducen al caos, pero si se hace bien, la empresa obtendrá una herramienta que mejorará la eficiencia y ahorrará recursos. Lo principal es no implementar nuevas tecnologías apresuradamente, seleccionar el equipo correcto y estar preparado para posibles resistencias. Y si alguien todavía añora el viejo sistema, intenten devolverle un teléfono con teclado en lugar de un smartphone. La reacción será reveladora.