Toda empresa está constantemente buscando formas de acelerar su crecimiento y mejorar su eficiencia, y una de las soluciones clave es la automatización. Pero ¿cómo saber si ha llegado el momento de automatizar tu negocio? Analizaremos los indicadores que señalan la necesidad de automatización y te mostraremos cómo evaluar correctamente el potencial beneficio de implementar estas soluciones. Este artículo te ayudará a tomar una decisión informada basándote en criterios concretos y ejemplos.
Hola, somos de Sailet. Nos especializamos en desarrollo mediano y complejo, trabajamos desde 2017, hemos completado más de 50 proyectos interesantes y hablamos sobre automatización. Y yo soy Maxim Belyakov, director de todo este espectáculo. Habiendo ganado un poco de credibilidad, pasaré al grano.
- ¿Qué representa la automatización?
- ¿Qué tareas automatizar?
- ¿Cuántos recursos y tiempo se invierten en las tareas?
- ¿Con qué frecuencia surgen errores al realizar las tareas?
1. ¿Qué representa la automatización?
La automatización es el reemplazo del trabajo manual. Si lo explico un poco más detalladamente, es la integración de soluciones tecnológicas para simplificar y agilizar los procesos laborales. ES IMPORTANTE destacar que no es una "pastilla milagrosa" para todos los problemas. También ES IMPORTANTE tener en cuenta que no se trata simplemente de una decena de bonitos gráficos que comienzan a mostrar números repentinamente.
Por ejemplo, si antes utilizabas una calculadora manual y ahora has pasado a usar una calculadora o, peor aún, Excel, significa que has automatizado procesos matemáticos simples. Si también has incorporado fórmulas, ya tienes un "embrionario" sistema de información futuro. Y si incluso has generado un gráfico, ¡estás casi listo para ser un integrador!
O, por ejemplo, antes tenías una escalera, luego instalaste una escalera mecánica, después un ascensor, y finalmente vinculaste todos esos ascensores en una sola aplicación, para que Igor, quien lo mantiene, haga todo paso a paso y no cuando él quiera, sino cuando el ascensor lo requiera.
Creo que esto ya está claro. Sin embargo, quiero llamar la atención a que incluso los ejemplos más sencillos fueron presentados iterativamente (secuencialmente). No fue así, que primero hubiese una escalera y luego, de repente, "Matrix". Menciono esto porque, con mayor frecuencia que la pregunta "¿cuánto cuesta?", solo escuchamos "¿se puede automatizar toda la compañía de inmediato?".
Y para finalizar y consolidar:
«La automatización de operaciones eficientes aumenta la eficiencia; la automatización de operaciones ineficientes aumenta la ineficiencia». — Bill Gates
Bien, pasemos a la práctica.
2. Tareas, tiempo y recursos. ¿En qué consiste la ventaja de la automatización?
Primero, entendamos cómo recopilar una lista de tareas para automatizar: Comience con una auditoría de los procesos actuales. Recuerde que cualquier proceso consta de 5 bloques:
Objetivo —¿Cuál es el resultado del proceso?
Pasos —¿Cómo alcanzamos ese resultado?
Participantes —¿Qué roles son necesarios para alcanzar el resultado?
Herramientas —¿Qué utilizamos para alcanzar el resultado?
Métricas —¿Cómo sabemos que estamos en el camino correcto?
Después, identifique las tareas que:
- Requieren un tiempo y recursos significativos;
- Se repiten con frecuencia;
- Presentan un alto riesgo de errores debido al factor humano.
Luego, calcule cuánto tiempo y recursos se gastan en la realización manual de estas tareas. Esto le ayudará a comprender el ahorro potencial que puede obtener mediante la automatización.
Analice con qué frecuencia ocurren errores en el proceso actual de ejecución de tareas y cuáles son sus consecuencias.
Ejemplo:
Tomemos como ejemplo la siguiente tarea: envío de correos electrónicos. Se trata de una tarea rutinaria realizada por una persona. Supongamos que cada correo le lleva 2 minutos y debe enviar 240 correos diariamente. La persona dedicará a esta actividad 480 minutos = 8 horas al día. Además, el costo laboral de la persona es de 5 $/hora, lo que agrega un coeficiente monetario a los recursos empleados.
Ahora veamos esta tarea desde la perspectiva de un proceso automático de envío de correos electrónicos. Los 240 correos se envían automáticamente por el sistema al mismo tiempo. El tiempo invertido es sólo unos segundos. Supongamos que el desarrollo e implementación de la función de envío automático de correos tardará 5 días y costará 250 $.
Calculemos la ganancia (en 20 días hábiles):
Costos = (Horas de trabajo diarias) * (Días laborables en el mes) * (Tarifa horaria)
Una persona trabaja 8 horas al día.
Costos por día = 8 horas * 5 $/hora = 40$
Costos mensuales = 40 $/dıa ∗ 20 dıas = 800 $
Costos de automatización = 250 $ (por 5 días)
Beneficios de la automatización:
Beneficio = 800 $ − 250 $ = 550 $
Si consideramos la automatización a largo plazo, los beneficios seguirán aumentando. Cuanto más tiempo se utiliza el producto automatizado, mayores serán sus beneficios.
Lea el artículo, será útil para usted: «Cómo reducir los costos de desarrollo de TI sin perder calidad»
3. ¿Cómo calcular el retorno de la inversión en automatización?
Retorno de la inversión en automatización (ROI) es un indicador de la eficacia de las inversiones en proyectos de automatización.
ROI = (Beneficios de la automatización - Costos de la automatización) / Costos de la automatización * 100%
Tomemos un ejemplo:
Beneficios de la automatización = 550 $
Los costos de automatización = 250 $
ROI = (550 - 250) / 250 * 100%
= 300 / 250 * 100%
= 1.2 * 100%
= 120%
En este ejemplo, la inversión en automatización produjo una ganancia equivalente al 120% de los costos iniciales.
4. ¿Cómo calcular el beneficio intangible de la automatización?
El beneficio intangible de la automatización son aquellas ventajas que resultan difíciles de medir o cuantificar numéricamente, pero que pueden tener un impacto significativo en la eficiencia.
Como los beneficios intangibles son difíciles de cuantificar, a menudo se utilizan métodos cualitativos para medirlos. Por ejemplo, se pueden realizar encuestas a los empleados antes y después de la implementación de la automatización para evaluar cambios en el nivel de satisfacción con su trabajo.
Ejemplos de beneficios intangibles de la automatización:
- Mejora en la calidad del trabajo
La automatización puede llevar a una calidad más estable y alta de los productos gracias a la disminución del factor humano.
- Aumento de la satisfacción de los empleados
La reducción de tareas rutinarias y la disminución de la carga de trabajo pueden mejorar el bienestar general de los empleados y su satisfacción laboral.
- Incremento de la lealtad de los clientes
La mejora en la calidad de los productos y servicios puede llevar a un aumento en la satisfacción de los clientes y su lealtad hacia la marca.
- Fortalecimiento de la imagen corporativa
La implementación de tecnologías avanzadas puede mejorar la percepción de la empresa en el mercado, atrayendo nuevos clientes y socios.
- Reducción del riesgo de errores
La automatización reduce la probabilidad de errores, lo que puede llevar a una disminución de los costos asociados a la corrección de errores y compensación de daños.
- Aumento de la flexibilidad empresarial
Los sistemas automatizados son más fáciles de escalar y adaptar a las condiciones cambiantes del mercado.
Para evaluar el beneficio intangible, se requiere un enfoque integral que incluye análisis de datos, encuestas y otros métodos de recolección de información, con el fin de capturar y medir estas ventajas menos evidentes de la automatización.
5. Consejos prácticos de Sailet para una automatización exitosa
El éxito de la automatización depende de muchos factores. La interacción y la comprensión mutua entre el cliente y el desarrollador también juegan un papel importante. La automatización también requiere preparación.
Establecimiento de objetivos
Establezca un objetivo que desee alcanzar. Para que todo salga bien, es necesario que usted mismo comprenda cuál es el resultado que espera obtener.
Por ejemplo, mi objetivo es automatizar el proceso de gestión de solicitudes para acelerar el trabajo y reducir la probabilidad de errores. Debo comprender claramente cómo se procesa una solicitud, todos los detalles y qué aspectos del proceso necesitan ser automatizados.
Список бизнес-процессов
После того как мы поставили цель и знаем, чего хотим, нужно составить список бизнес-процессов.
Возьмем тот же пример с автоматизацией обработки заявок. Из каких пунктов состоит обработка заявки?
- Получение заявки.
- Регистрация и проверка заявки.
- Назначение ответственного.
- Обработка и мониторинг заявки.
- Завершение и уведомление клиента.
- Анализ и улучшение.
Анализ
Теперь нужно проанализировать все вводные. Какие из процессов будут автоматизировать, а какие нет? Сколько времени необходимо? Какая стоимость автоматизации?
Эти и другие факторы нужно учитывать. Подробнее в статье: «Стоимость IT-продукта: от идеи до выхода на рынок».
Составление плана
Составляем план для достижения цели. Нам нужно продумать все поэтапно. Если мы рассматриваем пример обработки заявок, то план будет следующий:
- Оценка процесса.
- Выбор и настройка системы управления заявками.
- Интеграция существующих систем.
- Обучение персонала.
- Тестирование и отладка.
- Постепенное внедрение.
- Мониторинг и оптимизация.
- Обновление и развитие системы.
Понимание желаний
Тут речь идет про взаимодействие разработчиков и заказчиков. Заказчик должен четко передать свои желания, а ответственные их понять и реализовать. Нужны доверительные отношения.
Бывают случаи, когда заказчик не знает, что именно он хочет и просит сделать удобно и красиво. В таком случае ПМ-у не с чем работать, потому что нет никаких вводных. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо выстроить взаимосвязь.
Участие в процессе
Контролировать, наблюдать, комментировать — все это необходимо для успеха. Когда заказчик принимает активное участие в процессе разработки и всегда на связи, это не только ускоряет процесс, но и дает возможность контролировать, наблюдать и понимать.
Можете доверить процесс разработки нам оставив заявку на сайте. Еженедельные демо результата, гибкая система оплаты и полная прозрачность процесса.
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