¿Qué hace que una escuela privada de Kazajistán sea un negocio?

Una escuela privada no se limita al papel de institución educativa. Para desarrollarse sosteniblemente, necesita funcionar según los principios del negocio. Aquí el término "negocio" no significa estrechamente "ganar dinero a cualquier precio", sino más bien en un sentido maduro. En esencia, esto implica enfocarse en el orden, los roles dentro del equipo, procesos claros y datos. De esta manera, la escuela deja de depender de factores humanos. La estructura funciona, se escala y se desarrolla independientemente de quién esté de vacaciones o enfermo. Она не зависит от выгорания людей и обеспечивает предсказуемое качество для учеников и родителей.

Me llamo Maxim Beliakov. Soy fundador del estudio de desarrollo web y móvil Sailet. Durante los últimos dos años hemos estado profundamente involucrados en soluciones tecnológicas para la educación y vemos que frecuentemente las estructuras internas son el punto débil de las escuelas privadas. Al mismo tiempo, tenemos experiencia en automatización y digitalización de más de 50 proyectos para grandes actores en diversos campos, desde Lukoil Lubricants Asia Central y WWF hasta Kazakhstan Temir Joly y el Fondo Nacional Cartográfico de la República de Kazajistán. Esta experiencia nos ayuda a ver cuáles principios de gestión procedentes de grandes empresas funcionan muy bien también en las escuelas si se adaptan correctamente.

¿Cuáles son los signos específicos de un sistema de gestión empresarial maduro en una escuela?

Las métricas son más importantes que las sensaciones

La idea es que el director de una escuela privada no debe basarse en sentimientos como "todo está bien". Debe apoyarse en números concretos.

• Cuántos alumnos permanecen para el próximo año. 
• Hasta qué punto están llenas las clases. 
• Cuánto cuesta atraer una solicitud. 
• Cuántos padres se van después del primer año y por qué razones. 

Esto no trata sobre informes sólo por hacerlos. Se trata de tomar decisiones gerenciales basadas en datos. Las estadísticas permiten identificar a tiempo lo que funciona y lo que requiere atención.

CRM y embudo sistemático de admisiones 

• Las solicitudes no se pierden en el chat. Se registran en un solo sistema. Es posible ver quién las dejó, cuándo fueron contactados y qué fue prometido. Nada se pierde ni nadie queda olvidado. 

Por ejemplo, un padre completa un formulario o envía un mensaje directo. Su mensaje ingresa inmediatamente al sistema CRM. Un administrador recibe una notificación, crea una tarjeta y ahora lleva la solicitud a través de sus etapas.

• Existen guiones para trabajar con los padres.

Los gerentes no inventan nuevas formas de comunicarse con cada persona individualmente. Existe un guion claro: cómo responder a las solicitudes, cuándo invitar a una visita guiada, cómo recordarle acerca de una decisión, qué hacer si alguien tiene dudas.

• Los gerentes saben exactamente qué decir y cuándo. Creenme, incluso en cosas tan simples es necesario ser previsor. La comunicación con los padres está organizada paso a paso. Todo avanza en orden, sin ser intrusivo y sin pausas.

Se le escribe al padre en el momento adecuado y en la forma apropiada. Por ejemplo, si ha presentado una solicitud pero no asistió a una reunión, el sistema le recordará. El gerente entra en contacto a tiempo, manteniendo la comunicación. Esto no se trata de TI, se trata de disciplina.

• Toda la historia de interacción con los padres se conserva. Se ve: cuántas solicitudes llegaron, cuántas alcanzaron la fase de entrevista, cuántas dieron lugar a pagos. Los datos se analizan y se transforman en conclusiones.

Finalmente, la admisión se vuelve predecible y manejable. Si cada segundo padre desaparece después de una visita guiada, la escuela lo nota y puede revisar esa etapa en consecuencia.

Automatización de procesos rutinarios 

En el sistema de escuela-negocio, los procesos cotidianos no dependen del trabajo manual. 

• El horario no se prepara en el último momento ni se reorganiza mediante llamadas telefónicas. Se genera automáticamente teniendo en cuenta la disponibilidad de profesores y el uso de salones de clase.
• Las tareas escolares, calificaciones y reportes están centralizados. Los maestros no duplican información en varios chats. Los padres acceden a todos los materiales en una única ventana. 
• La información financiera también se recopila y procesa en el sistema. El líder puede ver quién ha pagado, dónde hay deudas y cómo se distribuye el ingreso. Esto permite administrar el presupuesto en tiempo real, sin resúmenes manuales y tablas.

En general, la automatización simplifica el trabajo y cambia el foco del equipo. Libera tiempo para capacitación, trabajo con padres y desarrollo.

Escuelas como éstas abren filiales, lanzan programas en línea, refuerzan su equipo. Se expanden gracias al sistema. Nosotros en Sailet Lo vemos en la práctica. Ya hemos automatizado el flujo de trabajo de escuelas privadas en Kazajistán y observamos cómo el enfoque sistémico les ayuda a crecer. 

¿Quieres comprender cómo podría funcionarte esto? Inscríbete para una consulta. Te contaremos cómo la IA y la automatización ayudan a transicionar del modo manual hacia un desarrollo sostenible.