Жобаларда табысқа жету 9 тиімді әдістеме (2-бөлім)

1-бөлімде біз бизнес-процестерді автоматтандыру әдістемелері туралы айтуды бастадық. Бұл бөлімде біз ...

Scrumban

Scrumban — бұл Scrum мен Kanban принциптерін біріктіретін әдіснама. Ол келесі принциптерді қамтиды:

1. Процесті үздіксіз жақсарту (Continuous Improvement)
2. Жұмыс процесін анықтау (Process Definition)
3. Процессте жұмыс шегін белгілеу (Work in Process (WIP) Limit)
4. Жұмыс ағымын басқару (Manage Flow)
5. Тапсырмаларды басқару (Visualize Work)
6. Кезектерді басқару (Manage Queue)
7. Оқыту және бейімделу (Learn & Adapt)

Scrumban үшін құралдар Scrum мен Kanban үшін қолданылатын құралдардың бәрін қамтиды.

Scrumban үшін ең танымал онлайн-қызметтердің кейбіреулері:

• Trello
• Asana
• JIRA Software
• Targetprocess
• Kanbanize
• LeanKit
• Agilefant
• Taiga

Бұл құралдар жұмыс процесін жоспарлау, визуализациялау, тапсырмаларды басқару, процестегі жұмыс көлемін шектеу және жұмыс ағымын басқару мүмкіндіктерін ұсынады, бұл командаларға Scrumban принциптеріне сәйкес жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) — бұл Ұлыбританияда әзірленген жобаларды басқару әдіснамасы. Ол жобалардың кез келген көлемі мен күрделілігіне арналған және барлық салаларда қолданылуы мүмкін.

PRINCE2 әдіснамасы жобаларды басқаруды құрылымдық және бақылаулы етуге негізделген. Әдіснама жобаны бақылауға алынатын кезеңдерге бөледі, бұл жобаны тиімді басқаруға мүмкіндік береді. Сондай-ақ, жобалық топтағы рөлдер мен міндеттерге көп көңіл бөледі және мүдделі тараптарға жобаның жағдайы туралы уақытында хабарлама жасауды талап етеді.

PRINCE2 7 принциптен, 7 тақырыптан және 7 процестен тұрады. Принциптер бизнес мақсаттарын, тәуекелдерді басқаруды, кезеңдерді бақылауды және өзгерістерді бақылауды қамтиды. Тақырыптар сапаны басқару, тәуекелдерді басқару, шығындарды және ресурстарды басқару сияқты салаларды қамтиды. Процестер жобаның басталуы, кезеңдерді басқару және жобаның аяқталуын қамтиды.

PRINCE2 қолданудың артықшылықтарына мыналар жатады:

• жобаларды тиімді басқару,
• жобалық топ мүшелері мен мүдделі тараптар арасындағы жақсы коммуникация,
• тәуекелдерді дәл бағалау және олардың азаюы бойынша шаралар қабылдау,
• жобаны басқаруға кететін уақытты қысқарту.

PRINCE2 әлемдегі ең танымал жобаларды басқару әдістерінің бірі болып табылады және IT, құрылыс, мемлекеттік басқару және қаржы сияқты әртүрлі салаларда қолданылады.

PRINCE2 әдіснамасының 7 принципі:

1. Жобаның бизнес-бағыттылығы (Business Justification)
2. Кезеңдер бойынша басқару (Stages)
3. Кемшіліктер бойынша басқару (Exception)
4. Өнімге бағдарлану (Product Focus)
5. Рөлдер мен міндеттерді басқару (Roles and Responsibilities)
6. Жоспар бойынша басқару (Plans)
7. Өзгерістерді басқару (Change)

Бұл принциптер жобалық топтарға бизнес мақсаттарын іске асыруға, тәуекелдерді басқаруға, өнімді басқаруға және жобадағы өзгерістерді тиімді басқаруға бағыт береді.

PRINCE2 нақты құралдармен немесе бағдарламалық қамтамасыз етумен байланыстырылмаған, бірақ көбінесе жобаларды басқару үшін стандартты құралдар, мысалы, Microsoft Project, JIRA, Trello, Smartsheet және басқа құралдар, жобаның жоспарларын, ресурстарын және прогресін бақылау үшін қолданылады.

Алты сигма

Алты сигма — бұл сапаны басқару әдіснамасы, оның мақсаты — процестер мен өнімдердегі ақауларды минимизациялау.

Оның принциптеріне мыналар жатады:

1. Клиент қажеттіліктеріне және клиенттердің қанағаттанушылығын жоғарылатуға фокус жасау.
2. Шешімдер қабылдау үшін фактілер мен деректерді пайдалану.
3. Топта жұмыс істеу және сапаны қамтамасыз ету мақсатында процестерді басқару.
4. Ақаулардың ықтимал көздерін анықтау үшін процестер мен өнімдерді анықтау және өлшеу.
5. Статистикалық әдістер мен құралдарды пайдалану арқылы процестер мен өнімдерді жақсарту.
6. Сапаның тұрақтылығын және клиенттер қанағаттанушылығын қамтамасыз ету үшін процестер мен өнімдердегі өзгерістерді басқару.

Алты сигма әдіснамасының негізгі мақсаты — процестер мен өнімдердегі ақауларды миллион мүмкіндікке 3,4 деңгейге дейін төмендету. Бұл мақсатқа жету үшін фактілер мен деректерді, процесті басқаруды және сапаны жақсартуды, өзгерістер мен инновацияларды басқаруды, үнемі процестерді өлшеуді және бақылауды қолданады.

Алты сигма әдіснамасындағы құралдар:

1. DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) — процестерді жақсартуға арналған әдіснама, ол мәселелерді анықтап, өлшеп, себептерін талдап, жақсартуларды әзірлеп жүзеге асыруға және процесті бақылауға мүмкіндік береді.
2. DFSS (Design for Six Sigma) — жаңа өнімдер немесе қызметтерді әзірлеу үшін қолданылатын әдіснама, ол клиенттердің талаптары мен қалауларын ескеріп, ақауларды минимизациялауға бағытталған.
3. Процесс басқару карталары — процестерді визуализациялауға және талдауға арналған құрал, ол тар жерлерді анықтауға және жақсартуды қажет ететін аймақтарды көрсетуге көмектеседі.
4. Өлшеу жүйелері — деректерді өлшеуге және талдауға мүмкіндік беретін статистикалық әдістерді қолдана отырып, процестерді жақсартуға және өнімнің немесе қызметтің сапасын арттыруға көмектеседі.
5. Тәуекелдерді басқару — процестер мен өнімдермен байланысты тәуекелдерді анықтап, оларды басқаруға мүмкіндік береді, бұл ақаулардың санын азайтуға және сапаны жақсартуға көмектеседі.

Алты сигма әдіснамасын енгізу кезінде қолдануға болатын онлайн-құралдардың кейбір мысалдары:

• Minitab: деректерді талдауға және графиктер жасауға арналған статистикалық пакеттер.
• SigmaXL: деректерді талдау және графикалық визуализациялау пакеті, ол Microsoft Excel-мен интеграцияланады.
• iGrafx: процестерді модельдеу құралы, ол бизнес-процестердегі мәселелерді анықтау және жою үшін қолданылады.
• JMP: деректерді статистикалық талдау жасауға арналған бағдарламалық қамтамасыз ету, оның ішінде графиктерді талдау, көптік регрессия және дисперсияны талдау.
• Six Sigma Calculator: онлайн-калькулятор, ол орташа мән, стандартты ауытқу және Cp/Cpk сияқты параметрлерді есептеуге мүмкіндік береді.
• Lean Six Sigma Toolbox: сапаны басқару және бизнес-процестерді оңтайландыру үшін құралдар жиынтығына қол жеткізуді қамтамасыз ететін онлайн-платформа.

Критикалық жол әдісі (Critical Path Method, CPM)

Критикалық жол әдісі (CPM) — бұл жобаларды басқарудың әдіснамасы, ол жобаның уақытын оңтайландыруға мүмкіндік береді, ең маңызды тапсырмаларды анықтап, тәуекелдерді минимизациялайды. Бұл әдіс тапсырмалар арасындағы тәуелділіктер мен олардың ұзақтығын талдау негізінде жобаның критикалық жолын анықтайды.

CPM бойынша жобаларды басқару құралы — бұл барлық тапсырмаларды, олардың тәуелділіктері мен ұзақтықтарын көрсететін желілік диаграмма. Бұл критикалық жолды анықтауға және тапсырмалардың орындалуын бақылауға мүмкіндік береді.

Критикалық жол әдісі бойынша жобаларды басқару үшін қолданылатын басқа құралдар арасында Гант диаграммалары, Перта диаграммалары және жобаларды басқару бағдарламалық қамтамасыз етуі, мысалы, Microsoft Project, Primavera және басқа құралдар бар. Олар жобаның уақыт кестесін басқаруға, тапсырмалардың тәуелділіктерін анықтауға, бюджет пен ресурстарды бақылауға, прогрессті қадағалауға және тәуекелдерді басқаруға мүмкіндік береді.

Критикалық жол әдісі — бұл жобаны басқару әдісі, ол жобаның уақытын оңтайландыру үшін тапсырмалардың арасындағы тәуелділіктер мен ұзақтықты талдайды. CPM әдісінің негізгі принциптері:

1. Жобаны тапсырмаларға бөлу және олардың ұзақтығын анықтау.
2. Жобаның желілік моделін жасау, онда тапсырмалардың орындалу реттілігі мен олардың арасындағы тәуелділіктер көрсетіледі.
3. Критикалық жолды анықтау, ол жобаны орындаудың минималды уақытын анықтайды.
4. Ресурстарды басқару және тапсырмалардың ұзақтығын қысқарту арқылы жобаның кестесін оңтайландыру.
5. Тапсырмалардың орындалуын және жобаның кестесін үнемі бақылап отыру.

Бұл принциптер жобаларды үлкен дәлдікпен және тиімділікпен басқаруға көмектеседі, уақытында және бюджеттік шеңберде мақсаттарға жетуге мүмкіндік береді.

Критикалық жол әдісін қолдануға арналған бағдарламалық құралдар арасында Microsoft Project, Oracle Primavera, ProjectLibre және басқа құралдар бар. Бұл құралдар Гант диаграммаларын жасауға, критикалық жолдарды және уақыт резервтерін анықтауға, тапсырмаларды орындауды бақылауға және жобаның ресурстарын басқаруға мүмкіндік береді.

Рационалды басқару әдіснамасы

Рационалды басқару әдіснамасы (ағылш. Rational Management) — жобаларды басқаруға арналған тәсіл, ол жобаларды жоспарлау, бағалау және бақылау бойынша жүйелі және аналитикалық тәсілге негізделген. Ол мақсаттарды анықтау, жоба жоспарын жасау, тәуекелдерді бағалау және тапсырмаларды орындауды бақылау сияқты кезеңдерді қамтиды. Әдіснаманың басты мақсаты — ресурстарды тиімді пайдалану, мерзімдерді сақтау және жобаның қойылған мақсаттарына жету.

Рационалды басқару әдіснамасы нақты принциптерге ие емес, бірақ ұйымды және оның жобаларын басқаруда жүйелік және логикалық тәсілді қолдануға негізделген. Дегенмен, бірнеше негізгі идеяларды бөлуге болады:

1. Мақсат қою және жоспарлау
2. Жұмыстарды ұйымдастыру және үйлестіру
3. Процестерді бақылау және басқару
4. Ресурстарды оңтайландыру
5. Үздіксіз жетілдіру.

Бұл идеялар жобаларды және ұйымды басқаруда тиімділікті қамтамасыз етуге көмектеседі.

Рационалды басқару әдіснамасының негізгі ерекшелігі — оның әмбебаптығы және кең ауқымды қолданылуы. МРУ жұмыс ұйымдастыру мен процестерді басқаруды талап ететін кез келген салада қолданылатын құралдар мен әдістер жиынтығын ұсынады. Бұл өндірістік кәсіпорындар, офис жұмысы, ғылыми зерттеулер немесе әлеуметтік жобалар болуы мүмкін.

Бірінші бөлім мақаланың мұнда.