Қазіргі уақытта көптеген жобалар міндеттерді дұрыс қоймау мәселесіне тап болуда, ал бұл мәселені шешу үшін чек-листер жасалады. Бірақ көпшіліктің сұрағы туындайды: чек-лист дегеніміз не және оларды қалай дұрыс жүргізу керек?
Сондықтан біз чек-листерді қалай дұрыс жасау керектігі туралы айтып, бұл үшін не қажет екенін түсіндіруге шешім қабылдадық.
Бұл мақалада біз кадрлар бөлімі процесстерінің қайсысын автоматтандырған жөн екендігін қарастырамыз, бұл жұмыс тиімділігін арттыруға көмектеседі.
Чек-лист дегеніміз не?
Чек-лист — бұл тапсырмаларды орындауды жүйелендіруге және бақылауға көмектесетін құрал. Ол белгілі бір нәтижеге қол жеткізу үшін орындауға қажетті әрекеттер тізімін көрсетеді.
Чек-листер әртүрлі салада қолданылады, мысалы, жобаларды басқарудан бастап медициналық тәжірибеге дейін. Олар тапсырмаларды орындауды жеңілдетуге, қателіктер ықтималдығын азайтуға және жұмыс сапасын жақсартуға көмектеседі. Біздің студиямыз да осыған ұқсас тәжірибені пайдаланады, яғни командалардың жұмыс процесінде белгілі бір тапсырмаларды қолданамыз.
Чек-листерді қолданудың негізгі артықшылықтары:
1. Жұмыс жүйелендіріледі, күрделі тапсырманы ұсақтап, орындауды жеңілдетуге көмектеседі.
2. Тапсырманы орындауға жұмсалатын уақыт қысқарады, өйткені барлық қажетті қадамдар көрсетілген.
3. Жұмыс сапасы жақсарады, себебі тапсырмалар нақты жазылған және қателіктердің алдын алады.
4. Қолданудың ыңғайлылығы, қағаздан бастап электронды түріне дейін әртүрлі форматта жасалуы мүмкін.
5. Бақылау мүмкіндігі, тапсырмаларды орындау процесін бақылауға және олардың прогрессін қадағалауға мүмкіндік береді.
Чек-листер қайда қолданылады?
Чек-листерді қандай салаларда қолдануға болатынын қарастырайық:
Міне, кейбір мысалдар:
Жобаларды басқару
Чек-листер жобаның тапсырмаларын орындауды бақылауға арналған. Олар команданың жұмысын жеңілдетеді, әркім не істеу керектігін біледі.
Мұндай тәсіл ұжымның тиімді жұмыс істеуін және тапсырмаларды уақытында орындауын қамтамасыз етеді.
Медициналық практика
Чек-листер медициналық процедураларды бақылауға көмектеседі, бұл медқызметкерлер мен науқастарға жұмысты жеңілдетеді. Мысалы, жалпы тәжірибе дәрігерлеріне чек-листерді енгізу олардың жұмысын тиімді әрі жылдам орындауға көмектеседі.
Мысалы, науқастың диагностикасы қойылғаннан кейін, дәрігер оған келесі қадамдарды көрсетуі мүмкін. Егер чек-листерді енгізсе, медициналық мекеме қызметкерлері өз жұмыстарын нақты әрі тез орындай алады.
Чек-листерді қолдану мысалдары:
- Пациенттің сәйкестігін тексеру: аты-жөні, туған күні, медициналық картаның нөмірі және т.б.
- Диагноздың дұрыстығын тексеру.
- Пациенттің картотекасы бар-жоғын тексеру.
- Диагноз бойынша қажетті дәрі-дәрмектер мен бағыттамалардың бар-жоғын тексеру.
- Қажетті құжаттардың болуы (операцияға келісім, зерттеу нәтижелері).
- Операциялық топтың дайындығын тексеру.
Бизнес
Көптеген кәсіпкерлер чек-листерді тапсырмаларды орындау процесін бақылау үшін қолданады, мысалы, инвентаризация жүргізу немесе клиентпен кездесуге дайындалу кезінде. Бұл кәсіпкерлердің уақытын үнемдейді.
Біздің компания да жұмыс тиімділігін арттырады:
Барлық қызметкерлердің жұмысына чек-листерді енгізу.
Қызметкерлерді чек-листерді қолдануға үйрету және дұрыс қолдануды бақылау.
Чек-листерді қолдану нәтижелерін үнемі талдау және қажет болса жұмыс процесін түзету.
Чек-листердің тиімділігін бағалау, қызмет сапасының жақсаруы, тапсырыстар көлемінің артуы және клиенттердің қанағаттану деңгейі бойынша.
Чек-листерді қолданудың нәтижелері туралы қызметкерлерді үнемі хабардар ету және процесті жақсартуға тарту.
Ең үздік нәтижелер үшін қызметкерлерді марапаттау жүйесін ұйымдастыру.
Бизнес-процестерді компанияға енгізу бойынша нақты іс-шаралар жоспарын әзірлеу және оның орындалуын бақылау.
Чек-листерді енгізу және олардың қолданылуын бақылау жауапкершілігі жетекшіге және осы процесс үшін жауапты қызметкерге жүктеледі.
Білім беру
Чек-листер білім беру саласында да қолданылады, мысалы, емтихан өткізу немесе сабаққа дайындық кезінде; олар мұғалімдерге сабақ жүргізу мен бағалау жүйесін тиімді ұйымдастыруға көмектеседі.
Білім беру саласында чек-листерді сапалы оқыту қамтамасыз ету және оқушылармен жұмыс барысында қателіктердің алдын алу үшін қолдануға болады.
Сонымен қатар, осындай тізімдерді қолдану мұғалімдерге өз жұмысын тиімді жоспарлауға және оқушылардың білім сапасын арттыруға мүмкіндік береді.
Сабақ жүргізу үшін келесі мысалды қарастырайық:
- Сабақ өткізу үшін қажетті материалдар мен жабдықтардың бар-жоғын тексеру.
- Сабақтың тақырыбының оқу бағдарламасына сәйкестігін тексеру.
- Оқушылардың сабақтың мақсаттары мен міндеттерін түсінгенін тексеру.
- Сабақ жоспарының бар-жоғын және оның оқу бағдарламасына сәйкестігін тексеру.
- Оқушылардың материалды түсінуі мен білімін бағалауды тексеру.
Осы әрекеттерді жазып, мұғалімдер оқушылармен қалай жұмыс істеу керек екенін және оқу процесін мекемелерде қалай өткізу керек екенін нақты түсінеді.
Чек-лист жасауға қалай бастау керек?
Чек-лист жасау ерекше дағдыларды немесе білімді қажет етпейді, бірақ ол тапсырмаларды орындау процесін айтарлықтай жеңілдетіп, жұмыс сапасын арттыруы мүмкін.
Төменде чек-лист жасау жоспарын қарастырамыз:
Қадам 1: Чек-листің мақсатын анықтау
Чек-лист жасау үшін бірінші қадам — оның мақсатын анықтау.
Сіз бұл құралмен не достарғалы отырсыз? Мысалы, жобаның тапсырмаларын бақылау, медициналық процедураларды бақылау немесе клиентпен кездесуге дайындық үшін чек-лист жасауға болады. Чек-листің мақсатын анықтау сізге қажет қадамдардың тізімін жасауға көмектеседі.
Қадам 2: Мақсатқа жету үшін қадамдарды анықтау
Чек-листің мақсатын анықтағаннан кейін келесі қадам — мақсатқа жету үшін қажетті әрекеттерді талдау. Мақсатты ұсақтап, әрбіреуіне қажетті әрекеттерді белгілеңіз. Мысалы, егер сіз жобаның тапсырмаларын бақылауға арналған чек-лист жасап жатсаңыз, қадамдар мыналарды қамтуы мүмкін: тапсырмаларды анықтау, жауапты адамдарды тағайындау, орындау мерзімдерін белгілеу және т.б.
Чек-лист мақсаттарын жазуға көмектесетін бірнеше құралдар:
- MindMeister
- Miro
- Canva
- XMind
- Coggle
- MindNote
- SimpleMind
- iThoughts
Қадам 3: Қажетті қадамдардың тізімін дұрыс тәртіппен жасаңыз
Чек-листің мақсатына жету үшін барлық қажетті әрекеттерді анықтағаннан кейін келесі қадам — осы әрекеттердің тізімін дұрыс тәртіппен құру. Бұл тізімді құруда іс-әрекеттердің логикалық ретін және тапсырмаларды орындаудың ең тиімді тәртібін ескеріңіз.
Сізге келесі құралдар көмектесе алады:
- Bitrix24
- Trello
- Asana
- Todoist
- Microsoft Outlook
- Google Sheets и Microsoft Excel
Қадам 4: Қосымша нұсқаулар мен түсініктемелерді қосу
Әрекеттер тізімін жасағаннан кейін келесі қадам — қосымша нұсқаулар мен түсініктемелерді қосу. Бұл әр қадамды орындау кезінде не істеу керектігін нақты түсінуге көмектеседі. Мысалы, кейбір кіші тапсырмаларға түсініктеме қосуға немесе орындауға болмайтын қателіктерді ескертулер ретінде көрсетуге болады.
Қадам 5: Чек-листі тексеру және түзету
Чек-лист жасау процесінің соңғы қадамы — оны тексеру және түзету. Тапсырмалар тізімін қайта қарап, ол мақсатқа жету үшін барлық қажетті әрекеттерді қамтып тұрғанын тексеріңіз. Сондай-ақ, қадамдардың дұрыс ретпен орындалғанына және қосымша нұсқаулардың бар екеніне көз жеткізіңіз. Қателіктерді түзетіп, қажет болса мәліметтерді нақтылаңыз.
Қорытынды
Қорытындылай келе, кадрлар бөлімін тиімді автоматтандыру компанияларға кадрлардың жоғалуын азайтуға және білікті мамандарды жұмысқа тартуға көмектеседі.
Чек-лист жасау — бұл тапсырмаларды жүйелендіру және орындауды бақылау үшін қарапайым әрі тиімді әдіс. Чек-листке мақсатты анықтау, оған жету үшін қадамдар белгілеу, әрекеттер тізімін жасау, түсініктемелер мен қосымша нұсқаулар қосу, қажет болса қателіктерді түзету кіреді.
Барлық осы қадамдар арқылы сіз өнімді әзірлеу процесін тиімді түрде жүйелендіре аласыз, маңызды кезеңдерді ұмытпай, күтілетін нәтижелерге қол жеткізе аласыз.
Тапсырмаларды қоюға ыңғайлы құралдарды таңдаңыз және нәтижеге жетіңіз.
Қазақ тілі 
Русский 
English