Автоматтандыру жүйесін енгізу: Sailet Project жобаларды басқаруды қалай оңтайландырады

Бизнес процестерді бақылау өте қиын! Қызметкерлер, құжаттар, жүйелер мен процестер... 100500 чаттарда ақпарат жоғалады. Ал процестер айтарлықтай күрделірек болды. Сонымен қатар, менеджмент әрбір қызметкер бойынша толық көріністі көруі керек. Бізде дәл осындай мәселелер болған, сондықтан біз алдымен өзіміз үшін Sailet Project платформасын әзірледік, ал қазір оны сәтті нарыққа ұсынамыз. Осы мақалада "операциялық" проблемалармен қалай күресетінімізді білу үшін мұқият оқыңыз.

Егер компания бірнеше жоба бойынша бір уақытта жұмыс істейтін болса, онда ол келесі қиындықтармен міндетті түрде кездеседі:

• Процестердегі мөлдірліктің болмауы.
• Қолмен бақылаудың салдарынан туындайтын кешігулер.
• Есеп беру және құжат айналымы мәселелері.
• Мәселелерді шешу кезінде төмен жеделдік.
• Ресурстарды бөлуді бақылаудағы қиындықтар.

Sailet Project осы мәселелерді қалай шешеді?

1. Әр қызметкерге рөлдер бойынша бөлу және нақты жауапкершілік аймақтары

Sailet Project әр рөлге қолжетімділікті икемді баптауды ұсынады, бұл әрбір қызметкерге тек өзіне қажетті деректерді көруге мүмкіндік береді:

• Әкімші барлық процестерді, соның ішінде қаржы мен жалпы міндеттерді бақылайды.
• Мамандар / Қызметкерлер тек өздерінің жобаларына, тапсырмаларына және хабарламаларына қол жеткізе алады.
• Басшылар / Жоба менеджерлері жұмыстардың орындалуын қадағалайды, бірақ тапсырмаларды өзгерте алмайды.
• Бухгалтерия құжаттарды өңдеу процесіне қол жеткізе алады.

2. Жеке процестерді баптау

Жүйеде бизнес-үдерістерді сіздің қажеттіліктеріңізге және міндеттеріңізге бейімдеуге болады. Жүйеде мынадай мүмкіндіктер бар:

• Жүйенің интерфейсін өзгерту.
• Ақпарат блоктарын жылжыту, қосу немесе алып тастау.
• Жеке хабарландырулар мен ескертулерді баптау.

3. Жобалар мен тапсырмаларды толық басқару

Жүйе тапсырмалардың автоматты түрде құрылуын және бөлінуін қамтамасыз етеді, сондай-ақ жобаның шеңберінде барлық ақпаратты жинайды.

• Орындаушыларды, бірлескен орындаушыларды, тәуелді тапсырмаларды тағайындау.
• Статустарды, орындау мерзімдерін бақылау.
• Тапсырмалар кешіктірілген немесе жақындаған кезде хабарландыру жіберу.
• Есептерді, фотосуреттерді, бейнежазбаларды және басқа құжаттарды бекіту;
• Пікірлерді жинау және жеке-жеке жоба жүргізудің және әрбір тапсырма бойынша толық тарихын сақтау;
• Гант диаграммасын автоматты түрде қалыптастырады;
• Әрбір жоба бойынша бақылау нүктелерін белгілейді;
• Жоба аясында орындаушылардың уақытын, шығындар мен кірісті тіркейді. 

4. Интерактивті талдау тақтасы (Дэшборд)

Басшылар жобаларға қатысты аналитикалық деректерге нақты уақыт режимінде қол жеткізе алады:

• Тапсырма орындау диаграммасы мен графиктері.
• Қаржылық бақылау.
• Қызметкерлердің жұмысын тиімділігін бақылау.

5. Электрондық құжат айналым

Жүйе мыналарды жүзеге асыруға мүмкіндік береді: құжаттарға қол қоюды автоматтандыру, есеп беруді жеңілдету, тапсырмалар орындалуының мәртебесін бақылау.

6. Жүйе өтініштердің мәртебесін қадағалап отырады

Клиенттер, мәселен, мәселелерді шешу туралы өтініш қалдыра алады. Бізде бұл: Шағымдар, Ұсыныстар, Ақаулар, Кеңес беру. Сіз, басшы ретінде, мәселені шешу жолын айқын көресіз.

7. Клиенттердің жеке кабинетері

Клиент өзінің жобасы бойынша барлық ақпаратты нақты уақыт режимінде көреді. Сіз оған не көрсетілуі керектігін реттейсіз. Мысалы, тапсырмалар тізімі, Гант диаграммасы, жобамен байланысты барлық әрекеттер тарихы, жоба файлдары, шот-фактуралар, жұмсалған сағаттар және т.б.

8. Оқиғалар

Жүйеде оқиғалар мен жобалардың басталуы мен аяқталу күндерін, негізгі тапсырмаларды, демалыс күндерін көре алатын және басқара алатын бірыңғай күнтізбе бар. Команда мен клиенттермен оқиғаларды тағайындауға болады.

9. «Командаға басқару» модулі,

мұнда сіз қызметкерлер туралы барлық мәліметтерді және олардың әрқайсысына қатысты қажетті құжаттаманы жүргізе аласыз. Ақпаратты қызметкерлермен бөлісу және олардың тиімділігін бағалау.

Sailet Project-ды жобаларды басқаруда қолдану мысалдарын келесі жарияланымдарда көрсетеміз. өткізіп алмаудың алдын алу үшін жазылыңыз!