IT-ге бақылауды қайтару

IT жобалары басшылық үшін «қара құтыға» айналғанда, бизнес өз әзірлеушілері немесе келісімшарттарының аманатына айналу қаупіне ұшырайды. Компанияның меншік иесі және бас директоры кенеттен түсінеді: олар мөлдір есептер ала алмайды, мерзімдер ұзартылып, араласудың кез келген әрекеті нақты жауаптардың орнына техникалық жаргонмен қарсы алынады. Жағдайға әсер етуді толығымен жоғалту сезімі пайда болады. Төменде бизнес IT-процестерге бақылауды неге жоғалтатыны,бұл нені әкелетіні және, ең бастысы, толық бақылауды қалай қайтаратыны қарастырылады.Артық сөзсіз – тек мәселенің нақты симптомдары, себептері және шешімдердің сыналған тәсілдері.

Бизнес IT-процестерге бақылауды қалай жоғалтады

Басқаруды жоғалту белгілері әдетте біртіндеп жиналады. IT-жобалардың сіздің әсеріңізден тысқары шыққанын куәландыратын типтік жағдайлар мыналар:

• Әзірлеу «қара құты» сияқты: Ағымдағы жетістіктерді көрмейсіз. Жоба түсінікті аралық нәтижелерсіз құпия жүргізіледі. Нәтижесінде басшылық ескірген есептерге және жуық мәліметтерге сүйене отырып, соқыр ретінде әрекет етуге мәжбүр болады. Тапсырмаларды, мәртебені және команда жылдамдығын қадағалайтын бірыңғай жүйе жоқ – бәрі қандай да бір жабық есіктердің артында өтеді.
• «Құлаққа лақша салу»: Жобаның мәртебесі немесе мәселелері туралы тікелей сұрақтарға сіз жауап беруден бас тартатын жауаптар аласыз. Көбінесе іс жүзінде түсіндірместен күрделі техникалық терминдер қолданылады. Мысалы: «Бұл коннекторлардағы проблемаларға байланысты күрделі қайта құрылымдау, уақыт қажет» – орындалған жұмыстардың және жоспарлардың түсінікті есебінің орнына. Әзірлеушілердің жауаптары жұмбақ сияқты болса, процестің мөлдірлігі болмауы мүмкін.
• Excel есептері және қолмен басқару: Команда жобаны басқарудың тірі жүйесіне қол жеткізудің орнына Excel кестелері немесе үзілген-кесілген хат алмасу түрінде есептер ұсынады. Мұндай ескірген есептер тез ескіреді, оларды жақсарту оңай, ал сіз жағдайдың нақты жағдайын жедел тексері алмайсыз. Мысалы, сіз айына бір рет тапсырмалар туралы жиынтық аласыз, бірақ бұл уақыт ішінде жағдай баса өзгерді.
• Қателері бар код және тұрақты өрттер: Әрбір жаңа өнім шығарылымы қателердің толқынымен ілеседі. Жүйе тұрақсыз жұмыс істейді, пайдаланушылар критикалық қателерді табады. Әзірлеушілер «келесі жаңартуда бәрін түзетеміз» деп сендіреді, бірақ проблемалар қайталанады. Бұл сапаны бақылаудың әлсіздігін және істі асыра асығуын көрсетеді, онда негізгі кезеңдер (архитектура, тестілеу) өткізілмей қалды. Мұндай жағдайларда тұрақты өңдеуді қажет ететін сенімсіз жүйелер пайда болады. .
• Шексіз өңдеулер және мерзімдерді бұзу: Жоба ешқашан финишке жетпейді. Әрбір спринт талаптардың жаңа өзгерістерін немесе «тағы бірнеше жоспарланбаған функцияны» әкеледі. Негізгі кезеңдердің уақыты үнемі ауысып, дедлайндар өтіп кетеді, сіз бұл туралы кейін білесіз. Жоба шексіз болып көрінеді, ешкім оның шекараларын бақылап отырмайды.

Бұл неге болады: бақылауды жоғалтудың құрылымдық себептері

Сыртқы келісімшарт немесе тіпті ішкі IT командасы бизнесті «аманатқа алуды» бастауға не әкеледі? Әдетте, бұл жобаны басқарудың жүйелі кемшіліктеріне байланысты. Негізгі себептерді қарастырайық:

• Ойланған архитектураның болмауы. Егер жоба нақты архитектуралық жұмыссыз басталса, команданың бірыңғай техникалық жоспары жоқ. Әрбір әзірлеуші өз стилінде код жазады, модульдерді біріктіру хаотикалық. Асыға отырып, архитектураны жобалаудың өте маңызды кезеңін қысқартуға болады, нәтижесінде жүйе бастапқыда сенімсіз және тұрақты түзетулерді қажет етеді. Тұтас архитектурасыз жоба тігілген көрпеге айналады, онда кез келген өзгеріс күтпеген қателерге әкелуі мүмкін. Бұл жағдайда компания басшылығы өнімнің ішіндене бар екенін түсінбейді және оны жинаған командаға толығымен тәуелді болады.
• Тәуелсіз бақылау мен мөлдірліктің болмауы. Сыртқы немесе ішкі сапаны бақылау болмаған кезде, команда өз тағдырына қалдырылады. Мысалы, тапсырыс беруші жағында кодты, архитектуралық шешімдерді және мерзімдерді сақтауды тексеретін тәуелсіз техникалық сарапшы жоқ. Сырттан немесе тіпті үнемді ішкі тексерулердің тәжірибесі жоқ. Нәтижесінде келісімшарт тек өзіне есеп береді – бұл жағдай бұзушылықтарға толы. Процестердің мөлдірлігі нөлге жақын,шешімдер ағымдағы деректерсіз қабылданады, ал проблемалар жауапты анық адамсыз жиналады. Егер келісім-шартта және жұмыс процедураларында бақылау механизмдері қарастырылмаған болса, бизнес іс жүзінде «шын сөзбен» сенеді.
• Метрикалар мен сәттілік KPI-лерінің анықталмауы. Өлшей алмайтын нәрсені басқара алмайсыз. Егер жоба басынан бастап нақты көрсеткіштер – кезеңдер бойынша мерзімдер, сапа критерийлері, өнімділік көрсеткіштері – анықталмаса, жоба сәттілікке немесе сәтсіздікке баратынын түсіну мүмкін емес. Нақты метрикаларсыз команда әр айда «90% дайын» деп есеп бере алады, ал сіз бұны растай немесе жоққа шығара алмайсыз. KPI болмауы жобаны бағыттан айырады. Мысалы, 2 апта сайынғы бақылау нүктелері белгіленбеген, қанша қате критикалық, қандай жүйе жауап беру жылдамдығы күтілетіні анықталмаған. Осы бағыттаушыларсыз, тіпті адал команда да жолдан шығуы мүмкін, ал адал емес команда сіздің күткендеріңізбен оңай манипуляциялай алады.

Мұны түсіну маңызды: мәселе жеке қателерде немесе жаман адамдарда емес, жобаны басқару жүйесінде.Егер әдістеме болмаса, құжаттама зардап шегеді, басымдықтар секіреді, өзгерістер бақыланбайды. Мұндай жағдайларда жоба хаосы сөзсіз, ал бизнес бақылауды жоғалтады.

Бақылауды жоғалтудың қауіптілігі: тәуекелдер және шынайы шығындар

«Басқарудан тыс IT жобасы» жағдайын елемеу рұқсат етілмейді, өйткені бұл бизнеске аппақ әкелуі мүмкін:

• Тікелей қаржылық шығындар. Мерзімдерді бұзу немесе жұмыс істемейтін өнім алу бизнесті жоспарланған пайдадан айырады. Жоба бюджеті қосымша өңдеулерге және проблемаларды өрт сөндіруге байланысты әдетте 1,5-2 есе артығырақ жұмсалады. Сонымен қатар, сіз эквивалентті құндылық алмай, жалақыны немесе келісімшарт шоттарын төлеуді жалғастырасыз. Салалық статистика бойынша, сандық активтеріне бақылауды жоғалтқан компаниялардың шамамен 60% алты ай ішінде жабылады немесе үлкен ақшалық шығынға ұшырайды. Басқарудан тысқары шыққан жоба қаржылық шұңқырға айналуы мүмкін.
• Жіберіп алынған мүмкіндіктер және клиенттерді жоғалту. Сіз аяқталмаған жүйемен бір жерде тұрып жатқанда, бәсекелестер инновацияларды тезірек енгізе отырып,клиенттеріңізді алып кетеді. Репутациялық тәуекелдер артады: клиенттер мен серіктестер сіздің уәде етілген қызметті іске қоса алмайтыныңызды немесе платформаның тұрақтылығын қамтамасыз ете алмайтыныңызды көріп, сенімсіздікке ұшырайды. Пайдаланушы тәжірибесі нашарлайды, бұл адалдыққа тікелей әсер етеді. Әрбір кешігу күні – бұл тек жіберіп алынған пайда ғана емес, сонымен қатар бәсекелестерге сыйлық. Компания ішінде де наразылық туындайды: бизнес-процестерді автоматтандыруды күткен бөлімдер әдеттегідей жұмыс істейді және тиімділікті жоғалтады.
• Жүйке, стресс және команданың деморализациясы. Басшылар мен меншік иелері бизнесті дамытудың орнына IT командасымен қарым-қатынасты анықтауға көп уақыт пен күш жұмсайды. Белгісіздік пен жоба проблемаларына байланысты тұрақты стрес шаршатады. Команда ішінде де шаршау артады: ең жақсы қызметкерлер кетуі мүмкін, басшылыққа деген сенім төмендейді. Инвесторлар сенімді жоғалтады – әсіресе, егер жоба стратегияның негізгі бөлігі болса немесе белгілі бір мерзімге оған уәде берілген болса. Нәтижесінде IT процестеріне бақылауды жоғалту барлық компанияны қауіпке душар етеді:психологиялық климаттан бастап нарықтық жағдайға дейін.

Статистика аяусыз: әлемдегі IT жобаларының шамамен 70% проблемалы немесе жеткіліксіз сәтті деп саналады. Басқаша айтқанда, он жағдайдың жетісінде бизнес күткені орындалмайды. Бұл қайғылы тізімге қосылмау үшін бақылауды мүмкіндігінше ерте қайтару маңызды.

Бақылауды қалай қайтаруға болады: Sailet тәсілі

IT жобасына басқару қабілетін қалпына келтіру нақты мүмкіндік. Sailet тәжірибесі көрсеткендей, тіпті ең байқалмаған жағдайларды да түзеуге болады, егер мөлдір процес пен жұмыстың нақты ережелерін құрса. Төменде біздің клиенттерге өз IT-ін қайтадан иесі сияқты сезінуге мүмкіндік беретін негізгі принциптер берілген:

• «Аквариум» принципі – 100% мөлдірлік. Біз жобада тапсырыс беруші үшін құпиялар болмауын қамтамасыз етеміз. Әрбір әзірлеу кезеңі алақандай көрінеді: жобаны басқару жүйесіне тірі қол жеткізуді ұсынамыз. Sailet клиент порталы арқылы сіз тапсырмалардың орындалуын нақты уақыт режимінде қадағалай аласыз, кім немен айналысатынын, мерзімдерді, ағымдағы проблемаларды көре аласыз. Excel және ескірген есептер жоқ – барлық ақпарат желіде жаңартылады. Бұл «қара құты» әсерін жояды: проблемалар жасырынбайды, бірден талқыланады. Іс жүзінде сіз жобаңыздың бақылау тақтасын аласыз: метрикалар, мәртебелер, команданың пікірлері – бәрі көз алдыңызда. Шешімдер уәделерге емес, ағымдағы деректер негізінде қабылданады. Мұндай мөлдір тәсіл сізге жағдайға бақылауды бірден қайтарады.
• Архитектураны және міндетті артефактілерді қатаң бекіту. Бастапқы кезеңде біз сізбен бірге болашақ жүйенің архитектурасын – бизнес бекіткен түсінікті шешім схемасын құрамыз.Архитектура жол картасы ретінде қызмет етеді: барлық әзірлеушілер бірыңғай жоспарды ұстанады, бұл хаостың алдын алады. Әрбір негізгі жоба артефактісі – міндетті нәтиже.Техникалық құжаттама, бастапқы код, дизайн үлгілері, сынақ сценарийлері – бұлардың бәрі орындалу барысында жасалып, сізге беріледі. Жасырын компоненттер немесе меншікті «қара құтылар» жоқ. Мысалы, әрбір спринттен кейін сіз жаңа функцияның бастапқы кодының мұрағатын және сынақ есебін аласыз. Әрбір артефакт сізге тиесілі:өнім сіздің бөлінетін активіңіз ретінде дамиды, команданың меншігі ретінде емес. Бұл қажет болған жағдайда сіз жобаны шығынсыз басқа командаға бере аласыз дегенді білдіреді – сізде материалдардың толық жиынтығы болады. Бұл принцип «аманат» тәуекелін жояды: сіздің бизнесіңіз жоба аясында жасалған барлық нәрсеге ие.
• Қысқа циклдар (14 күндік спринттер) және үнемді демонстрациялар. Біз жұмысты қысқа итерацияларға – 2 аптаға созылатын спринттерге бөлеміз. Әрбір спринттің соңында команда демо өткізеді: сіз жеке тексеруге дайын жұмыс істейтін өнімді немесе функцияны көресіз. Мұндай ритм жобаның бағытынан ауытқуына жол бермейді. Егер проблемалар туындаса, олар бір жылдан емес, максимум бірнеше аптадан кейін пайда болады. Сіз үнемі импульсті ұстап отырасыз, жол бойында түзетулер енгізе аласыз. Қысқа циклдар сонымен қатар команданы тәрбиелейді – әрбір 14 күн сайын нақты нәтиже қажет болғанда тапсырмаларды шексіз созу мүмкін емес. Бұл сіз үшін болжамдылықты білдіреді: жоба аяқталуында кенеттен «таңғажайып» болмай, нақты тактта қозғалады.
• Мөлдір метрикалар және жобаны бақылау. Sailet клиентпен бірге алдын ала жобаның KPI-лерін анықтайды – спринтте жабылатын тапсырмалар санынан бастап, рұқсат етілген қателер саны мен жүйе өнімділік көрсеткіштеріне дейін. Бұл метрикалар үздіксіз бақыланып, жүйеде көрсетіледі. Мысалы, сіз әрдайым ағымдағы әзірлеу жылдамдығын (velocity), қалған жұмыстың төмендеу диаграммасын (burndown chart), кодты сынақпен қамтуды (test coverage), бюджет мәртебесін көресіз. Егер қандай да бір метрика төмендесе – бұл дереу бақылау тақтасында көрінеді және шаралар қабылданады. Біз әрбір учаскеге жауаптылар тағайындалған жобаны бақылау жүйесін енгіземіз және сізге жағдай туралы сандар мен фактілер тілінде үнемі хабарланады. Нақты метрикаларсыз прогресті басқару мүмкін емес, сондықтан біз көрсеткіштерді барлық мүдделі тараптар үшін түсінікті және адал етеміз.
• Кепілдендірілген сапа және тапсыруға дайындық. Біздің тәсіліміз әрбір кезеңде тәуелсіз сынақты және кодты тексеруді қамтиды. Бұл команданың өзіне қанағаттану факторын жояды – сапа Sailet ішіндегі үшінші тарап сарапшыларымен тексеріледі. Барлық критикалық қателер функционал сізге көрсетілгенге дейін жойылады. Сондай-ақ, біз сіздің құқықтарыңызды заңды түрде бекітуге көмектесеміз: келісім-шартта барлық қол жеткізулерді, бастапқы кодтарды және құжаттаманы белгіленген мерзімде сізге беру міндеттемелері көрсетіледі (бұл тәжірибе өзін жақсы көрсетті, компанияларға қажет болған жағдайда келісімшартты ауыстыруға мүмкіндік берді). Sailet бар жоба басынан сіздікіретінде салынады, «жалға алынған» ретінде емес: сіз барлық бұлттық қызметтердің әкімшісісіз, домендер мен код репозиторийлерінің иелерісіз – біз бұны басынан бастап орнатамыз. Жұмысты аяқтағаннан кейін сізге «еркіндікті сатып алудың» қажеті жоқ – бақылау сізде болады.

Осы тәсілдерді қолдана отырып, Sailet тапсырыс берушіден дәрменсіздік сезімін жояды. Мазасыз күтудің орнына сіз жобаның толыққанды басшысына айналасыз: әзірлеу бағытына әсер ету үшін толық ақпарат пен барлық ресурстарға ие боласыз. Бақылау бизнеске қайта оралады – мөлдірлік, құрылым және метрикалар бұған ықпал етеді.

«Дабыл белгілері»: Егер сіз мұны естісеңіз, дабыл соғу керек

Кейде бизнес иелері соңғы сәтке дейін келісімшартпен жағдайдың өзі түзелетініне үміттенеді. Бірақ ретті орнату туралы дерел ойлануға тұрарлық сипатты сөз тіркестері мен жағдайлар бар. Міне, бірнеше мысал:

• Егер сіз командадан: «Жоба шамамен 90% дайын, аз ғана қалды...» – үшінші ай бойы келесідей естісеңіз, бұл сигнал:жұмыс іс жүзінде тоқтап тұр, ал сізге көзқарасты бұлтартқысы келеді. Мөлдір метрикаларсыз шартты «90%» туралы әр уақытта айту оңай, нақты прогресс болмаса да.
• Егер келісімшарт: «Тағы уақыт беріңіз, бұл техникалық жағынан өте күрделі тапсырма,сіз бәрібір түсінбейсіз», – десе, – сақ болыңыз.Жаргон және сіздің құзыреттілігіңізге сілтеме – есептен қашу үшін жиі қолданылатын әдіс. Кәсіби команда проблеманің не екенін және оны қалай шешетінін түсінікті тілде түсіндіруі керек, күрделіліктің артына жасырмауы керек.
• Егер сізге апта сайын Excel файлы немесе қарапайым мәтін түрінде есептер ұсынылса, ал тірі деректерге қол жетімділік болмаса, – сіздің жобаңыз ақпараттық вакуумда.. Современная разработка предполагает liveҚазіргі заманғы әзірлеу тірі есеп беруді білдіреді. Қолмен кестелерді жақсарту оңай, ал тапсырмаларды автоматтандырылған трекингтің болмауы процестердің төмен жетілгендігін көрсетеді.
• Егер сіз код репозиториіне немесе серверге қол жеткізуді сұрасаңыз, келісімшарт: «Бұл біздің ішкі ас үйіміз, сізге қараудың қажеті жоқ»деп жауап берсе, – олар сіздің меншік құқықтарыңызды алады. Сіз жобаның негізгі ресурстарына (код, сервер, дерекқорлар) қол жеткізуіңіз керек. Әйтпесе, сіз шын мәнінде ілмекте боласыз: бұл қол жеткізулерсіз сіз басқа командамен әзірлеуді жалғастыра алмайсыз, тіпті төтенше жағдайды да жоя алмайсыз.
• Егер әрбір өзгеріс жаңа шотқа айналса: Сізге кез келген себеппен: «Бұл талаптарда болмады, қосымша қаржыландыру және уақыт қажет» деп айтылса – жоба бастапқы шеңберден тысқары шығады. Әрине, өзгерістер болады, бірақ бизнес мақсаттары мен жоба шекаралары бұлыңғыр болғанда, келісімшарт бюджетті шексіз сүте алады. Жұмыстарды бағалауға бақылауды жоғалту жұмыс істейтін өнімді ала алмайсыз, бірақ айтарлықтай артық төлейсіз дегенге әкелуі мүмкін.
• Егер сапа төмендесе және реакция болмаса: Пайдаланушылар қателер туралы шағымынады, жүйе істен шығады, ал команда тек «Бұл ұсақ-түйек, кейін түзетеміз»сияқты нәрсеге жауап береді. Бұл сапаны бақылау процесінің атрофиясының белгісі. Келісімшарт критикалық проблемаларды тездетіп жөндеуге асықпай, сізді ақталу арқылы тыныштандырғанда, ол жобаның үстінде сіздің қатты қолыңызды сезбейді дегенді білдіреді.

Осыған ұқсас жағдайлардың кем дегенде бір-екеуін танисыз ба? Сонда шара қабылдау және бақылауды қайтару уақыты келд.

Өзгерістерге бірінші қадам

Егер сіз сипатталған проблемаларға тап болсаңыз, кідіріссіз әрекет ету маңызды. IT-ге бақылауды қайтару жағдайды сауатты бағалаудан басталады. Ең жақсы шешім – жобалар мен процестердің ағымдағы жағдайын тексеру үшін тәуелсіз сарапшыларды тарту. Алғашқы консультация аясында Sailet мамандары экспресс-диагностика жүргізеді: жобаны басқару жүйеңізді, код сапасын, құжаттама мен метрикалардың болуын зерттейді. Нәтижесінде сіз объективті кескінді аласыз – нақты не дұрыс болмады және мұны қалай түзеу керек.

Есіңізде болсын, «IT-де аманатқа алынған бизнес» жағдайы өздігінен шешілмейді. Бірақ сіз онымен келісуге міндетті емессіз. Бірнеше апта ішінде, дұрыс келісімшарттың қолдауымен, «қара құтыны» мөлдір процеске айналдыруға, хаосты жоюға және ертеңіне деген сенімді қайтаруға болады. «бизнес в заложниках у IT» не рассосётся сама собой. Но вы не обязаны мириться с ней. Уже через несколько недель, при поддержке правильного подрядчика, можно преобразить «черный ящик» в прозрачный процесс, убрать хаос и вернуть уверенность в завтрашнем дне. Кідірмеңіз:әрбір кідіріс күні ақша мен беделге тұрады.

Сіздің бизнесіңіз IT процестеріне бақылауды нақты қалай қайтара алатынын білу үшін консультация алу үшін Sailet командасымен байланысыңыз. Біз сізбен бизнес тілінде сөйлесеміз, фактілер мен метрикаларға сүйенеміз және сіз IT басқару дірілін қайтадан ұстағанша жұмысты қайта құруға көмектесеміз. Бүгіннен бастап толық бақылауға бірінші қадамды жасаңыз – және технологияларды компанияңыз үшін өсу көзіне айналдыру үшін ауырсыну көзінен айналдырыңыз.