20+ métodos e instrumentos para predecir el éxito de tu proyecto desde el inicio

En el artículo anterior analizamos «7 pasos eficaces para prepararse para la automatización». Imaginemos que hemos completado estos pasos y sabemos con certeza que la automatización personalizada es necesaria para nuestro negocio.

Agregación de requisitos

El primer y crucial paso en la creación de un proyecto. Aquí se definen y forman:

— los objetivos y metas del futuro proyecto;

— el presupuesto exacto y los plazos;

— las ventajas competitivas y expectativas de los usuarios;

— la estructura, prioridades y visión

¡Un detalle importante!
A menudo se confunden los objetivos y las tareas, pero son dos conceptos diferentes.

Objetivo

Más general, responde a la pregunta: "¿Qué efecto se espera después de una implementación exitosa?".

Por ejemplo:

El objetivo del proyecto es reducir el tiempo de procesamiento de solicitudes de los clientes y el inicio de producción.

Tarea

Es una entidad más específica. Para la formulación de tareas existen muchas metodologías. Nosotros utilizamos SMART. Dicho de otro modo, una tarea debe ser siempre: específica, alcanzable, medible, significativa (realista) y limitada en el tiempo.

Por ejemplo:

Antes de fin de mes, reducir el tiempo de procesamiento de las solicitudes de los clientes en un 20%, mediante la implementación de un sistema de recepción de pedidos y capacitar al 50% de los operadores.

Existen versiones ampliadas de la metodología SMART que incorporan más parámetros a la tarea.
Por ejemplo:

• SMARTER;
• SMARTTA;
• SMARRT;

y otros.
Cada uno elige según sus propias necesidades.

Ejemplo de uno de los proyectos realizados:

Objetivo del proyecto:

Reducir los costos de mantenimiento y atención al cliente de la empresa mediante la creación de un sistema web automatizado.

Tareas del proyecto:

• Acelerar el proceso de inclusión de una nueva empresa en un 90%;
• Eliminar al operador del proceso de inclusión de una empresa;
• Reducir el tiempo de procesamiento de solicitudes en un 20%;
• Eliminar al operador del proceso de generación de informes;
• Implementar pagos recurrentes con las empresas.

Ventajas competitivas
y expectativas de los usuarios

Si has llegado a la etapa de automatización, ya tienes una ventaja competitiva. Existen varios tipos de ventajas competitivas:

1. Tecnológico;
2. De recursos;
3. De mercado;
4. Innovador;
5. Cultural;
6. Administrativo.

Puedes tener una única ventaja evidente, o puedes tener pequeñas mejoras en todas partes.

Para comprender qué es realmente importante, es necesario aplicar dos técnicas clave:

• Encuesta profunda a los clientes actuales;
• Análisis de competencia.

No entraré en detalles sobre tecnologías, ya que esta función corresponde principalmente al marketing. Mencionaré los principales puntos en forma de lista:
1. Análisis SWOT;
2. Análisis de Porter;
3. PEST;
4. CustDev;
5. De 4P a 7P.

Anteriormente, nosotros hacíamos esto de la siguiente manera: donde rojo representa a un competidor directo, amarillo a un competidor directo con servicios adicionales, verde a un segmento que no es el nuestro y azul a un potencial socio.

Definición del presupuesto y los plazos

En el mercado de desarrollo no existe un concepto de precio medio. Un mismo proyecto puede tener una diferencia de hasta 10 veces tanto en costo como en tiempo de ejecución.

El asunto aquí no tiene que ver con la codicia del dueño. Hay muchos procesos internos que a veces no se evalúan. Por ejemplo, el entorno de pruebas, la gestión, las pruebas del proyecto, la experiencia del equipo, la carga de trabajo, la capacitación y mucho más. Incluso el uso de gráficos pagos/gratuitos/propios con derechos de autor o sin ellos.

Generalmente, las empresas consultan a varias agencias y elaboran una lista comparativa con un rango aproximado y las ventajas clave.

Sin embargo, es importante que entiendas sólo dos parámetros:
1. ¿Podrá la empresa en cuestión llevar a cabo el proyecto?
2. ¿Se recuperarán las inversiones?

Para responder a la primera pregunta, hay que considerar los siguientes aspectos:

• Comentarios;
• Estructura del proceso de trabajo;
• Experiencia relevante;
• Enfoque en las etapas iniciales del trabajo;
• Promesas vs resultados;
• Calificaciones, portafolio, reputación.

Con el segundo punto, las cosas se complican...
Consideremos los siguientes datos:

ROI = inversión / resultado esperado en dinero * 100%

A menudo, solo se calcula el ROI en base a los gastos directos, olvidando los indirectos.
Por ejemplo, los costos de capacitación del personal en el nuevo proceso, la implementación del sistema, la posible pérdida de usuarios, etc.

Para estimar los plazos y costos previstos, pueden utilizarse los siguientes métodos:
1. Campana de Gauss;
2. Distribución de Poisson;
3. Arriba-abajo/abajo-arriba;
4. Teoría de juegos;
5. Método del valor ganado (Earned Value Management).

Sin embargo, para la mayoría de los negocios esto es ciencia ficción, por lo que simplemente buscan equipos relevantes y comienzan el proyecto. O bien, utilizan metodologías ágiles para llevar adelante el proyecto. Hablaremos de esto un poco más adelante.

Ejemplo de evaluación del rango de esfuerzo laboral en horas.

Confección
de la documentación técnica

Dependiendo del formato planificado para llevar a cabo el proyecto, se requiere un formato diferente de documentación técnica.

En el modelo clásico de cascada, la documentación técnica es el documento principal.

Generalmente, las empresas consultan a varias agencias y elaboran una lista comparativa con un rango aproximado y las ventajas clave.

La documentación técnica (a partir de ahora DT) debe incluir:
1. Objetivos y tareas;
2. Descripción del diseño y prototipo;
3. Estructura del proyecto;
4. Roles;
5. Descripción de los bloques funcionales;
6. Descripción de los requisitos especiales;
7. Requisitos de seguridad;
8. Coste y plazo de ejecución;
9. Criterios de aceptación de trabajos;
10. Descripción del proceso.

La mitad de estos puntos no está suficientemente detallada o es excesivamente detallada. La otra mitad se interpreta de manera ambigua.

Recomendamos:
Describir las principales etapas del proyecto y descomponer las tareas en sprints. Pero, incluso una documentación técnica inicial es útil para todas las partes, ya que crea una comprensión del resultado entre todas las partes.

Lista de herramientas que pueden ayudar:
1. Miro;
2. Microsoft Project;
3. Figma;
4. MakeMyPersona;
5. LucidChart;
6. Camunda;
7. Aiava;
8. GanttPro;
9. Trello;
10. Asana;
11. GoogleDocs;
12. y multitud de análogos.

Ejemplo de descripción de procesos para automatización.

Ejemplo de mapa mental de uno de los módulos para demostrar la estructura.

Conclusión

Anteriormente, hemos descrito las etapas clave que le permitirán formular un resultado claro y comprensible al iniciar la automatización.

Todo esto puede/debe delegarse. Esperamos haber cumplido con la tarea y que ahora tenga una idea clara del proceso de predicción de resultados.