¡Hola a todos! Soy Maxim Belyakov, fundador de la compañía "Sailet". En esta serie de artículos quiero abordar el tema de automatización de procesos empresariales. Responderé a preguntas como quién, cuándo y en qué etapa es necesario implementarlo.
Definición de estrategia
Responde para ti mismo las siguientes preguntas:
— ¿Es necesario para la empresa?
— ¿Está claro cómo y hacia dónde desarrollar el sistema?
— ¿Cuál será el siguiente paso después del lanzamiento exitoso?
Puedes utilizar cualquier herramienta que te resulte conveniente para esto: desde Google Docs hasta notas.
Lo principal es que al final obtengas una respuesta clara a la pregunta:
«¿Por qué específicamente la empresa necesita ahora la automatización?»
Alineación con los aspectos clave
objetivos comerciales
Cualquier negocio tiene objetivos clave. Al planificar la automatización de procesos, selecciona un objetivo específico para no perder el enfoque.
1. Tecnológico;
2. De recursos;
3. De mercado;
4. Innovador;
5. Cultural;
6. Administrativo.
Por ejemplo (cada punto representa un objetivo diferente):
- Reducción de costos en un x%;
- Ampliación de la lealtad de los clientes;
- Monitoreo del proceso, etc.
Un error frecuente entre los emprendedores es pensar que la automatización resolverá todos los problemas. No es así.
¡Importante!
La automatización sólo debe implementarse cuando los procesos básicos están funcionando y el negocio no está tratando de sobrevivir.
Por eso primero viene la estrategia, luego todo lo demás.
Estructuración
de los procesos
Si no tienes información sobre cuál es el resultado del proceso, qué datos de entrada hay y cuál es el resultado de cada tarea dentro del proceso, todavía no estás listo para la automatización.
Los procesos siempre son creados y controlados por personas. Los sistemas solo monitorean y facilitan.
Si tu negocio ya ha crecido, invita a un analista y asigna la tarea a los directores de departamento. Pero debes hacerlo obligatoriamente.
Sin procesos estructurados, terminarás con una "automatización" interminable.
Es decir, el contratista extenderá los plazos de implementación o desarrollo, los empleados usarán otros sistemas, etc. Utiliza cualquier herramienta que sea aceptada por tus empleados. Desde una wiki corporativa hasta BPMN. Lo importante es que sea comprensible.
A menudo, un emprendedor piensa que puede comenzar a construir el sistema y luego ir definiendo el proceso. Desafortunadamente, no funciona así.
No es necesario crear un proceso "desde cero" para la automatización. Esto supondrá grandes costos.
Cada vez se tendría que modificar la arquitectura, agregar soluciones temporales ("parches"), los usuarios no podrían utilizar el sistema porque no entienden qué hacer, y surgen otros riesgos. Al final, volveremos a tener una "automatización" interminable.
Asignación
de prioridades
El emprendedor que quiere hacerlo todo de una vez, al final no hará nada. Lo mismo ocurre con la automatización.
Tienes una estrategia, procesos estructurados y un objetivo concreto. Establece prioridades de acuerdo con estos datos.
Por ejemplo:
Si deseas automatizar el proceso de limpieza de almacenes, pero el objetivo del negocio es optimizar los costos logísticos, no vale la pena crear un sistema para registrar a los encargados de la limpieza.
Al establecer prioridades, basa tus decisiones únicamente en datos reales.
Si no tienes suficientes datos, ve "al campo". Observa cómo trabajan tus empleados, habla con ellos e involúcrate en el proceso.
Fortalecimiento
del fuerte
Estos cálculos y consejos representan un enfoque general para comprender y administrar el costo total de propiedad de un producto IT. Sin embargo, cada proyecto es único, y es importante adaptar las estrategias a las condiciones y objetivos específicos de tu negocio.
No compliques las cosas. Prueba la implementación en el proceso más transparente y comprensible según tus prioridades.
A menudo, los emprendedores creen que la automatización debe abarcar toda la empresa de inmediato. No es así. Cada sistema automatizado se ensambla e implanta por módulos.
De lo contrario, corres el riesgo de caer en una "automatización" interminable y sentirte desilusionado.
Estudio de soluciones
preparadas
Desafortunadamente o afortunadamente, los negocios no son únicos en este mundo. A menudo, un emprendedor no requiere un desarrollo personalizado.
Prueba a implementar un producto listo para usar. Esto te ahorrará dinero y tiempo en la verificación de hipótesis.
Recurre al desarrollo o ajuste personalizado sólo si el producto listo no cubre las particularidades de tu empresa.
Conclusión
Con toda la información detallada anteriormente, verás el proceso de automatización desde otra perspectiva.
Lo más importante es visualizar el resultado final predecible de la automatización y cómo ésta impactará en las personas clave y los objetivos principales.
Hablaremos de esto en el próximo artículo.
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