Alcanzar el éxito en proyectos: 9 metodologías eficaces (Parte 2)

En la Parte 1, comenzamos a hablar sobre las metodologías de automatización de los procesos empresariales. En esta parte continuaremos:

Scrumban

Scrumban combina los principios de Scrum y Kanban. Incluye los siguientes principios:

1. Mejora continua del proceso (Continuous Improvement)
2. Definición del flujo de trabajo (Process Definition)
3. Límite de trabajos en proceso (Work in Process (WIP) Limit)
4. Gestión del flujo de trabajo (Manage Flow)
5. Visualización del trabajo (Visualize Work)
6. Gestión por eventos (Manage Queue)
7. Aprendizaje y adaptación (Learn & Adapt)

Las herramientas para Scrumban incluyen tanto herramientas para Scrum como para Kanban.

Algunos de los servicios en línea más populares para Scrumban incluyen:

• Trello
• Asana
• JIRA Software
• Targetprocess
• Kanbanize
• LeanKit
• Agilefant
• Taiga

Estas herramientas ofrecen funcionalidades para planificación, visualización del flujo de trabajo, gestión de tareas, limitación de trabajos en proceso y gestión del flujo de trabajo, lo que permite a los equipos trabajar de manera más eficiente de acuerdo con los principios de Scrumban.

PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) es una metodología de gestión de proyectos desarrollada en el Reino Unido. Se utiliza para gestionar proyectos de cualquier escala y complejidad, independientemente del sector.

PRINCE2 se basa en el principio de que la gestión de proyectos debe ser estructurada y controlada. La metodología divide el proyecto en etapas controladas, lo que permite administrarlo de forma más eficiente. También presta gran atención a los roles y responsabilidades dentro del equipo de proyecto y subraya la necesidad de notificar oportunamente a las partes interesadas sobre el estado del proyecto.

PRINCE2 consta de 7 principios, 7 temas y 7 procesos. Los principios incluyen ideas como los objetivos comerciales del proyecto, la gestión de riesgos, el control de etapas y el control de cambios. Los temas abarcan áreas como la gestión de calidad, la gestión de riesgos, la gestión de costos y recursos. Los procesos incluyen pasos como el inicio del proyecto, la gestión de etapas y la finalización del proyecto.

Las ventajas de utilizar la metodología PRINCE2 incluyen:

• una gestión de proyectos más eficiente,
• mejor comunicación entre los miembros del equipo de proyecto y las partes interesadas,
• evaluaciones de riesgo más precisas y medidas para reducirlos,
• reducción del tiempo dedicado a la gestión del proyecto.

PRINCE2 es uno de los métodos de gestión de proyectos más populares en el mundo y se utiliza en diversas industrias, incluidas TI, construcción, administración pública y finanzas.

PRINCE2 incluye los siguientes 7 principios:

1. Orientación al negocio del proyecto (Business Justification)
2. Gestión por etapas (Stages)
3. Gestión por excepción (Exception)
4. Enfoque en el producto (Product Focus)
5. Gestión de roles y responsabilidades (Roles and Responsibilities)
6. Gestión mediante planes (Plans)
7. Gestión de cambios (Change)

Estos principios ayudan a los equipos de proyectos a centrarse en el logro de objetivos orientados al negocio, definir y gestionar riesgos, garantizar una adecuada gestión del producto, así como gestionar los cambios en el proyecto.

PRINCE2 no está vinculada a herramientas o software específicos, sin embargo, suelen utilizarse herramientas estándar de gestión de proyectos, como Microsoft Project, JIRA, Trello, Smartsheet y otras, para visualizar planes, recursos y monitorear el avance del proyecto de acuerdo con los principios de PRINCE2.

Six Sigma

Six Sigma es una metodología de gestión de calidad que busca reducir el número de defectos en procesos y productos hasta un mínimo.

Sus principios incluyen:

1. Enfoque en las necesidades del cliente y en alcanzar un alto nivel de satisfacción del cliente.
2. Uso de hechos y datos para tomar decisiones.
3. Trabajo en equipo y gestión de procesos con el objetivo de alcanzar la calidad.
4. Definición y medición de procesos y productos, para identificar posibles fuentes de defectos.
5. Mejora de procesos y productos mediante métodos y herramientas estadísticas.
6. Gestión de cambios en procesos y productos, para garantizar la estabilidad de la calidad y la satisfacción del cliente.

El objetivo principal de la metodología "seis sigma" es minimizar los defectos y las discrepancias en los procesos y productos hasta un nivel de 3,4 por millón de oportunidades. Para lograr este objetivo, se emplean hechos y datos, gestión y mejora de procesos, gestión de cambios y innovaciones, así como mediciones y monitoreo constantes de los procesos.

Entre las herramientas utilizadas en la metodología "seis sigma", podemos destacar:

1. DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) — un método de mejora de procesos que permite identificar problemas, medirlos, analizar sus causas, desarrollar y aplicar mejoras, y establecer controles sobre el proceso.
2. DFSS (Design for Six Sigma) — se utiliza para el desarrollo de nuevos productos o servicios, teniendo en cuenta los requisitos y preferencias de los clientes y minimizando la cantidad de defectos.
3. Mapas de control de procesos — una herramienta que permite visualizar y analizar los procesos, detectar cuellos de botella y determinar áreas para mejorar.
4. Sistemas de medición — permiten medir y analizar datos utilizando métodos estadísticos, lo que ayuda a mejorar los procesos y aumentar la calidad de productos o servicios.
5. Gestión de riesgos — permite identificar y gestionar riesgos asociados con los procesos y productos, lo que ayuda a reducir el número de defectos y mejorar la calidad.

Algunas herramientas en línea que se pueden utilizar al implementar la metodología Six Sigma incluyen:

• Minitab: un paquete estadístico para análisis de datos y creación de gráficos.
• SigmaXL: un paquete de análisis de datos y visualización gráfica que se integra con Microsoft Excel.
• iGrafx: una herramienta para modelado de procesos que puede usarse para identificar y eliminar puntos problemáticos en los procesos empresariales.
• JMP: software para análisis estadístico de datos, incluyendo análisis de gráficos, regresión múltiple, análisis de varianza y mucho más.
• Six Sigma Calculator: un calculadora en línea que puede ser utilizada para calcular parámetros como el valor promedio, desviación estándar y Cp/Cpk.
• Lean Six Sigma Toolbox: una plataforma en línea que ofrece acceso a un conjunto de herramientas para gestión de calidad y optimización de procesos empresariales.

Método del camino crítico

Método del camino crítico (Critical Path Method o CPM) es una de las metodologías de gestión de proyectos que permite optimizar el tiempo de ejecución de un proyecto, identificando las tareas más críticas y minimizando los riesgos. Se basa en el análisis de las dependencias entre las tareas y sus duraciones para determinar la ruta crítica del proyecto.

La herramienta principal para la gestión de proyectos según el método del camino crítico es el diagrama de red, que muestra todas las tareas del proyecto, sus dependencias y duraciones. Esto permite determinar la ruta crítica y seguir el cumplimiento de las tareas dentro de esta ruta.

Otras herramientas para la gestión de proyectos con el método del camino crítico son diagramas de Gantt, diagramas PERT y software de gestión de proyectos como Microsoft Project, Primavera y otros. Estas herramientas permiten administrar el calendario del proyecto, definir las dependencias entre las tareas, controlar el presupuesto y los recursos, monitorear el progreso y gestionar los riesgos.

El Método del Camino Crítico es un método matemático de planificación y gestión de proyectos, basado en la determinación de la ruta crítica en el gráfico de red del proyecto. Los principios fundamentales del método CPM son:

1. División del proyecto en tareas y determinación de su duración.
2. Creación de un modelo de red del proyecto, que representa la secuencia de ejecución de las tareas y las dependencias entre ellas.
3. Determinación de la ruta crítica, la cual define el tiempo mínimo de ejecución del proyecto.
4. Optimización del cronograma del proyecto mediante la gestión de recursos y la reducción de la duración de las tareas.
5. Monitoreo y control regulares del cumplimiento de las tareas y del cronograma del proyecto.

Estos principios ayudan a gestionar proyectos con un alto grado de precisión y eficiencia, permitiendo alcanzar los objetivos establecidos en el plazo previsto y dentro del presupuesto.

Existe una gran variedad de productos de software para la gestión de proyectos utilizando el método del camino crítico, incluyendo Microsoft Project, Oracle Primavera, ProjectLibre y otros. Estas herramientas permiten crear diagramas de Gantt, determinar rutas críticas y reservas de tiempo, controlar la ejecución de tareas y gestionar los recursos del proyecto.

Metodología de Gestión Racional

La Metodología de Gestión Racional (en inglés, Rational Management) es un enfoque para la gestión de proyectos basado en un abordaje sistemático y analítico para la planificación, evaluación y control de proyectos. Incluye etapas tales como la definición de objetivos, desarrollo del plan del proyecto, evaluación de riesgos y control de la ejecución de tareas. El objetivo principal de esta metodología es garantizar el uso óptimo de los recursos, el cumplimiento de los plazos y el logro de los objetivos establecidos para el proyecto.

Aunque la metodología de gestión racional no tiene principios estrictamente definidos, se basa en el uso de un enfoque sistémico y lógico para la gestión de organizaciones y sus proyectos. Sin embargo, pueden destacarse algunas ideas clave:

1. Fijación de objetivos y planificación
2. Organización y coordinación de trabajos
3. Control y gestión de procesos
4. Optimización de recursos
5. Mejora continua.

Estas ideas contribuyen a garantizar la eficacia en la gestión de proyectos y de la organización en general.

Una característica clave de la metodología de gestión racional (MGR) radica en su universalidad y amplio espectro de aplicación. MGR ofrece un conjunto de herramientas y métodos que pueden ser aplicados en cualquier ámbito donde sea necesaria la organización del trabajo y la gestión de procesos. Esto puede ser tanto una empresa productiva como un entorno de trabajo de oficina, investigaciones científicas o un proyecto social.

Primera parte del artículo aquí.