Implementación del sistema de automatización de procesos empresariales: cómo Sailet Project optimiza la gestión de proyectos

Controlar los procesos comerciales es realmente complicado. Empleados, documentos, sistemas y procesos... en 100500 chats se pierde información. Y los procesos se han vuelto significativamente más complejos. Al mismo tiempo, el equipo de gerencia necesita tener una visión completa de cada empleado. Tuvimos los mismos problemas, por lo que desarrollamos primero para nosotros la plataforma Sailet Project, y ahora la ofrecemos con éxito al mercado. Lea este artículo atentamente para saber cómo lidiamos con los problemas de "operaciones".

Si una empresa trabaja simultáneamente en varios proyectos, seguramente se enfrenta a las siguientes dificultades:

• Falta de transparencia en los procesos.
• Retrasos debido al control manual de la ejecución de tareas.
• Problemas con la presentación de informes y el flujo de documentos.
• Baja operatividad a la hora de resolver problemas.
• Dificultades en el control de la distribución de recursos.

¿Cómo resuelve Sailet Project estos temas en nuestra empresa?

1. Distribución por roles y zonas de responsabilidad específicas para cada empleado

Sailet Project ofrece una configuración flexible de acceso para cada rol, lo que permite a cada empleado ver solo los datos que le son necesarios:

• Administrador controla todos los procesos, incluyendo finanzas y tareas generales.
• Especialistas/Empleados acceden únicamente a sus propios proyectos, tareas y notificaciones.
• Directores/Gerentes de Proyecto supervisan la realización de las tareas, pero no pueden modificarlas.
• Contabilidad accede al proceso de tramitación de documentos.

2. Configuración de procesos individuales

En el sistema puedes adaptar los procesos empresariales a tus necesidades y objetivos. El sistema cuenta con la posibilidad de:

• Cambiar la interfaz del sistema.
• Mover, agregar o eliminar bloques de información.
• Configurar notificaciones y recordatorios personalizados.

3. Gestión completa de proyectos y tareas

El sistema garantiza la creación automática y la asignación de tareas, recopilando toda la información dentro del proyecto.

• Asignar ejecutores, coejecutores y tareas dependientes.
• Supervisar los estados y los plazos de ejecución.
• Enviar notificaciones cuando las tareas están próximas a vencerse o se retrasan.
• Adjuntar informes, fotos, videos y otros documentos;
• Recopilar comentarios y el historial completo de la gestión del proyecto y de cada tarea individualmente;
• Genera automáticamente un diagrama de Gant;
• Marca los puntos de control para cada proyecto;
• Registra el tiempo de los ejecutores, gastos e ingresos dentro del proyecto. 

4. Tableros interactivos de análisis (Dashboard)

Los directivos tienen acceso a los datos analíticos de los proyectos en tiempo real:

• Gráficos y diagramas de ejecución de tareas.
• Control financiero.
• Monitoreo de la eficiencia laboral de los empleados.

5. Flujo de documentos electrónico

El sistema permite: automatizar la firma de documentos, simplificar la entrega de informes y controlar el estado de las tareas.

6. El sistema rastrea el estado de las solicitudes

Los clientes pueden dejar solicitudes, por ejemplo, para solucionar problemas. En nuestro caso, esto incluye: Quejas, Sugerencias, Errores, Consultas. Usted, como director, puede ver claramente el camino para resolver el problema.

7. Áreas personales de clientes

El cliente ve toda la información sobre su proyecto en tiempo real. Usted controla qué información mostrarle exactamente. Por ejemplo, lista de tareas, diagrama de Gant, todo el historial de acciones del proyecto, archivos del proyecto, facturas, horas invertidas, etc.

8. Eventos

En el sistema hay un calendario único donde puede ver y administrar eventos, ver fechas de inicio y finalización de proyectos, tareas clave, vacaciones. Puede programar eventos con el equipo y los clientes.

9. Módulo "gestión de equipos",

donde puede llevar todos los datos de los empleados y toda la documentación necesaria para cada uno de ellos. Compartir información con los empleados y evaluar su eficacia.

Casos de uso de Sailet Project en la gestión de proyectos los mostraremos en publicaciones posteriores. ¡Suscríbase para no perderse nada!